Polityka prywatności SEW-EURODRIVE Polska

Bardzo dziękujemy za zainteresowanie stronami internetowymi SEW-EURODRIVE Polska sp. z o.o., naszymi aplikacjami mobilnymi oraz produktami i działalnością.

Ochrona prywatności Państwa danych osobowych jest dla nas ważnym elementem, który bierzemy pod uwagę w naszych procesach biznesowych. Dlatego przetwarzamy Państwa dane osobowe z uwzględnieniem odpowiednich regulacji dotyczących ochrony danych, w szczególności wytycznych Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).

Poniżej przekazujemy Państwu informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez SEW-EURODRIVE Polska sp. z o.o. W zależności od sposobów i celów, w jakich przetwarzamy Państwa dane osobowe, tylko wybrane informacje będą miały dla Państwa zastosowanie.

Administratorem Państwa danych osobowych jest SEW-EURODRIVE Polska sp. z o. o. z siedzibą w Łodzi, ul. Techniczna 5 92-518 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000079236, NIP: 7261678845, REGON: 471388462 (dalej zwany „SEW-EURODRIVE” lub „Administrator”).

Można się z nami skontaktować w związku z ochroną danych osobowych i realizacji przysługujących praw, poprzez:

• formularz kontaktowy na stronie www pod adresem: www.sew-eurodrive.pl
• telefon kontaktowy: +48 42 270 90 00
• wysłanie listu na nasz adres: SEW-EURODRIVE Polska Sp. z o.o., ul. Techniczna 5, 92-518 Łódź

Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Jest nim pani Katarzyna Lamczyk. Można się z nią kontaktować w sprawach ochrony danych osobowych i realizacji przysługujących Państwu praw za pośrednictwem maila: rodo@sew-eurodrive.pl lub wysyłając list na adres korespondencyjny wskazany powyżej.

I. Co to są dane osobowe

II. Informacja dla użytkowników naszych stron internetowych i aplikacji mobilnych, w tym „polityka cookies”

III. Cele i sposoby przetwarzania danych klientów i użytkowników stron SEW-EURODRIVE

IV. Informacje o ochronie danych dla dostawców i podwykonawców

V. Cele i sposoby wykorzystania danych kandydatów na pracowników w SEW-EURODRIVE

VI. Informacje o ochronie danych dla osób odwiedzających SEW-EURODRIVE

VII. Informacje o ochronie danych w kontekście przetwarzania danych w ramach targów lub innych wydarzeń

VIII. Informacje o ochronie danych w zakresie wykonywania i publikacji zdjęć, nagrań dźwiękowych oraz filmowych, jak również komunikatów prasowych i tekstów reklamowych

IX. Informacje o ochronie danych w kontekście korzystania z Microsoft Teams jako platformy współpracy

X. Informacje o ochronie danych w zakresie monitoringu wideo

XI. Prawa podmiotów danych

I. Co to są dane osobowe

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Należą do nich np. Państwa imię i nazwisko, dane kontaktowe, w tym numer telefonu lub adres e-mail, a także wszelkie informacje na Państwa temat przetwarzane przez nas w związku z łączącymi nas relacjami.

Podczas korzystania z naszej strony internetowej, formularzy online lub serwisów wymagających rejestracji (np. Online Support) możemy przetwarzać takie dane osobowe jak: imię i nazwisko, dane kontaktowe (w szczególności adres e-mail, numer telefonu), dane dotyczące firmy (np. nazwa, NIP, stanowisko), a także dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu. Dane techniczne są z reguły pozyskiwane poprzez wykorzystanie plików logfile oraz plików cookies. Dane te mogą być wykorzystywane również w celach związanych z bezpieczeństwem serwisów wymagających rejestracji, w tym zapobiegania nadużyciom oraz zapewnienia integralności i dostępności systemów.

W odniesieniu do aplikacji kandydatów do pracy, składanych za pośrednictwem strony internetowej, dane osobowe obejmują informacje przekazywane przez kandydata w związku z udziałem w procesie rekrutacyjnym, w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych (np. życiorys, list motywacyjny), dane dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego, a także inne informacje dobrowolnie przekazane przez kandydata w toku rekrutacji. Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.

II. Informacja dla użytkowników naszych stron internetowych i aplikacji mobilnych, w tym „polityka cookies”

Poniżej znajdą Państwo informacje o tym, jak przetwarzamy Państwa dane osobowe w związku z wizytą na naszej stronie internetowej oraz innymi formami kontaktu online z nami, w tym jakie rodzaje danych osobowych przetwarzamy, w jakich celach i w jakim zakresie.

II. 1. Przetwarzanie danych użytkowników naszej strony internetowej

Gdy wchodzą Państwo na naszą stronę internetową lub korzystają z serwisów online SEW-EURODRIVE, w tym serwisów wymagających rejestracji użytkownika, automatycznie zbierane są informacje o charakterze ogólnym. Informacje te (logi serwera) obejmują: rodzaj przeglądarki internetowej, stosowany system operacyjny, nazwę domeny Państwa dostawcy usług internetowych itp. W zakresie, w jakim przetwarzanie adresu IP odbywa się wyłącznie w celach technicznych i bezpieczeństwa, podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora. Zbieranie tych informacji jest niezbędne z technicznego punktu widzenia i konieczne do prawidłowego dostarczania treści oraz zapewnienia stałej dostępności strony internetowej oraz aplikacji mobilnych. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się z wykorzystaniem plików cookies analitycznych lub marketingowych, podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji wskazanych celów, a następnie anonimizowane lub usuwane, zgodnie z obowiązującymi okresami retencji, o ile nie będziemy mieć innych podstaw do ich przetwarzania, na przykład, gdy zajdzie jedna z poniższych sytuacji:

• prześlecie nam Państwo zapytanie drogą mailową – wówczas będziemy przetwarzali Państwa dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie. Podstawą prawną przetwarzania danych jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
• będą Państwo korzystać z usług oferowanych za pośrednictwem naszych stron internetowych lub aplikacji mobilnych – wówczas będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w zakresie, jaki będzie konieczny do wykonania tych usług. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Jeśli zajdzie jedna z powyżej opisanych sytuacji, w szczególności, gdy podacie nam Państwo dane w związku z zawarciem z nami umowy lub dokonaniem rejestracji na naszym portalu, prosimy o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ochrony danych, wymienionymi w rozdziale III.

Dalsze przetwarzanie Państwa danych przez nas lub pozostałe przedsiębiorstwa należące do grupy SEW-EURODRIVE albo zewnętrznych usługodawców wykraczające poza wskazane powyżej cele odbywa się w zależności od wybranego przez Państwa zastosowania tych danych, jak przedstawiono poniżej, lub jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę.

II.2. Ogólne zapytania i korespondencja służbowa za pośrednictwem formularza kontaktowego online

Oprócz kontaktu telefonicznego oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej, mogą Państwo przesyłać (ogólne) zapytania dotyczące nas lub naszych produktów i usług za pośrednictwem formularza kontaktowego online. Skorzystanie z formularza kontaktowego stanowi jedną z możliwych form kontaktu i nie jest obowiązkowe. Dane, które wprowadzili Państwo za pośrednictwem formularza, przetwarzamy w naszych serwerach zlokalizowanych w Bruchsal. Rozróżnia się informacje obowiązkowe, których wymagamy na potrzeby opracowania i odpowiedzi na zapytanie, jak również informacje dobrowolne, które mogą Państwo przekazać według własnego uznania. Do tych danych należą:

• adres e-mail (wymagane),
• kod pocztowy (wymagane),
• temat zapytania (dobrowolnie),
• treść wiadomości (dobrowolnie),
• tytuł naukowy (dobrowolnie),
• numer klienta (dobrowolnie),
• imię, nazwisko (dobrowolnie),
• nazwa firmy (dobrowolnie),
• ulica, numer domu, miejscowość (dobrowolnie),
• kraj/region (dobrowolnie),
• numer telefonu (dobrowolnie),
• numer wew. (dobrowolnie),
• numer telefonu komórkowego (dobrowolnie),
• załączniki przesłane za pośrednictwem formularza (dobrowolnie).

Dane osobowe są przetwarzane przez okres obowiązywania zgody użytkownika, do czasu jej cofnięcia, lub, w przypadku przetwarzania realizowanego w ramach uzasadnionych celów administratora, do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo ustania celu przetwarzania, chyba że dalsze przetwarzanie danych jest wymagane na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przekazanych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgoda użytkownika wyrażona poprzez dobrowolne wypełnienie i przesłanie formularza kontaktowego jako wybranej formy kontaktu z administratorem.

Niezależnie od powyższej zgody, przetwarzanie danych osobowych w toku obsługi zapytania oraz prowadzenia bieżącej korespondencji odbywa się również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na udzielaniu odpowiedzi na zapytania oraz prowadzeniu komunikacji dotyczącej działalności, produktów i usług SEW-EURODRIVE.

Jeżeli treść zapytania dotyczy zawarcia umowy, realizacji umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

II. 3. Wskazówki ogólne dotyczące bezpieczeństwa w sieci oraz na temat linków zewnętrznych

Podejmujemy odpowiednie, techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić przechowywane przez nas dane osobowe przed dostępem osób trzecich, ich utratą lub niewłaściwym użyciem oraz w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych podczas ich przetwarzania i przekazywania.

Jednocześnie zachęcamy do zachowania ostrożności podczas korzystania z Internetu oraz poczty elektronicznej, ponieważ pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa nie można całkowicie wykluczyć ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych w trakcie ich transmisji. W związku z tym zalecamy podejmowanie przez użytkowników odpowiednich działań w zakresie ochrony własnych danych, w szczególności poprzez stosowanie bezpiecznych haseł i ochronę urządzeń końcowych.

Nasze strony internetowe mogą zawierać linki do stron internetowych prowadzonych przez zewnętrznych dostawców usług. Po przejściu na takie strony obowiązują odrębne polityki prywatności i zasady przetwarzania danych stosowane przez ich administratorów. SEW-EURODRIVE nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczone na tych stronach ani za sposób przetwarzania danych osobowych przez podmioty trzecie.

II. 4. Online Support

Na naszej stronie mają Państwo możliwość rejestracji i utworzenia indywidualnego konta klienta w naszym serwisie „Online Support”, dzięki czemu uzyskują Państwo dostęp do wsparcia online, w tym konsultacji, możliwości składania zamówień, śledzenia dostaw, zgłaszania i obsługi usterek oraz innych funkcji i usług SEW-EURODRIVE. W takich przypadkach cel, zakres oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych mogą się różnić w zależności od konkretnej funkcjonalności serwisu lub zleconej usługi. W przypadku utworzenia konta klienta na portalu, podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem.

Ponadto, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celach związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania, rozwojem oraz optymalizacją serwisu Online Support, a także poprawą doświadczeń użytkowników (tzw. user experience). W takich przypadkach podstawą przetwarzania danych może być prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w zależności od charakteru danej funkcjonalności lub wykorzystywanych narzędzi. Szczegółowe informacje dotyczące tych przypadków zostały wskazane w odpowiednich częściach niniejszej polityki prywatności, w szczególności w rozdziałach II i III.

II. 5. Mailing reklamowy

Jeśli wyrazili Państwo uprzednią zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną (np. poprzez formularz), będziemy przekazywać Państwu drogą mailową informacje o naszych produktach i usługach.

Niezależnie od powyższego, na otrzymany od Państwa adres korespondencyjny możemy przekazywać Państwu drogą pocztową informacje promocyjne i marketingowe, takie jak informacje o wydarzeniach targowych, produktach i usługach, o ile nie zgłosili Państwo sprzeciwu wobec otrzymywania takiej korespondencji. Więcej na temat wykorzystania Państwa danych osobowych do celów reklamowych znajdą Państwo w rozdziale III.1.

W dowolnym momencie mogą Państwo odwołać zgodę na otrzymanie mailingu reklamowego lub sprzeciwić się wykorzystaniu danych w celach reklamowych, wysyłanych na adres korespondencyjny. W celu odwołania prosimy o kontakt telefoniczny, drogą e-mail lub poprzez formularz.

II. 6. Aplikacje mobilne

Oferujemy Państwu dostęp do naszych aplikacji mobilnych dostępnych w sklepach Apple App Store i Google Play Store. Podczas pobierania aplikacji określone dane użytkownika są przekazywane bezpośrednio do operatora danego sklepu z aplikacjami, w szczególności dane identyfikacyjne konta użytkownika, informacje o pobraniu aplikacji oraz dane rozliczeniowe, zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym sklepie. Operator sklepu z aplikacjami działa jako niezależny administrator danych osobowych i przetwarza dane użytkowników zgodnie z własnymi zasadami, na które SEW-EURODRIVE nie ma wpływu. W celu zapoznania się z zakresem przetwarzania danych przez sklep zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności sklepu, z którego zamierzają Państwo pobrać naszą aplikację.

W przypadku korzystania z aplikacji mobilnych przetwarzamy Państwa dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do instalacji aplikacji na urządzeniu końcowym, korzystania z jej funkcjonalności oraz zapewnienia jej prawidłowego działania, stabilności i bezpieczeństwa.

W zależności od wykorzystywanych funkcjonalności aplikacji oraz ustawień urządzenia, może być konieczne przetwarzanie danych technicznych dotyczących urządzenia lub aplikacji, takich jak dane o systemie operacyjnym, modelu urządzenia, identyfikatory aplikacyjne, adres e-mail lub numer telefonu – o ile są one niezbędne do realizacji określonych funkcji aplikacji. Dostęp do określonych danych lub funkcji urządzenia następuje wyłącznie po uprzednim wyrażeniu zgody przez użytkownika w ustawieniach aplikacji lub systemu operacyjnego. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem.

II. 7. Informacje dotyczące wykorzystania środków technicznych („Polityka plików cookies)

Poniżej przedstawiamy pliki cookies i narzędzia wykorzystywane na naszej stronie internetowej:

Nasza strona internetowa (i niektóre z naszych aplikacji) wykorzystują pomoce techniczne pełniące różne funkcje, w szczególności tak zwane pliki Cookies. Cookies to niewielkich rozmiarów pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu końcowym, które są zapisywane przez przeglądarkę internetową. Służą do tego, aby nasze usługi były bardziej przyjazne dla użytkowników, bardziej wydajne i bezpieczniejsze. Wykorzystujemy zarówno tak zwane tymczasowe pliki Cookies (sesyjne), które są usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki internetowej („Session Cookies“), jak również trwałe pliki Cookies.

Podczas odwiedzin na naszej stronie internetowej (lub korzystania z aplikacji) a także w dowolnym późniejszym momencie mają Państwo możliwość wyboru, czy chcą Państwo zezwolić na zastosowanie plików Cookies lub poszczególnych dodatkowych funkcji. Zmiany można wprowadzić w ustawieniach przeglądarki lub za pośrednictwem naszego Panelu Zarządzania Plikami Cookies. Jeżeli zdecydują się Państwo na odrzucenie zastosowania plików Cookies, może zajść prawdopodobieństwo, że nie będą Państwo mogli w pełni korzystać z naszych usług.

W kontekście wykorzystywania plików Cookies rozróżniamy pliki Cookies, które są absolutnie niezbędne (do wyświetlania i działania strony internetowej) oraz pliki Cookies do innych celów, takich jak anonimowy pomiar liczby odwiedzin (funkcjonalne pliki Cookies) i marketingowe pliki Cookies (cele reklamowe, wyświetlanie odpowiednich i spersonalizowanych treści). Poniżej przedstawiono różne cele przetwarzania i konkretne wykorzystywane usługi oraz opisano zachodzące przy tym przetwarzanie danych.

a) Pliki cookies niezbędne

Pliki cookies niezbędne są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej oraz jej podstawowych funkcjonalności, w tym umożliwienia bezpiecznego korzystania z serwisów wymagających rejestracji, takich jak Online Support. Są to w szczególności sesyjne pliki cookies, które umożliwiają rozpoznanie użytkownika w ramach jednej sesji przeglądarki. Jeżeli w ramach plików cookies niezbędnych przetwarzane są dane osobowe (np. adres IP), przetwarzanie to odbywa się w celu zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności oraz prawidłowego funkcjonowania strony internetowej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w ramach plików cookies niezbędnych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora.

b) Pliki cookies dobrowolne

Za Państwa zgodą stosujemy pliki cookies funkcjonalne oraz marketingowe. Pliki cookies funkcjonalne (analityczne) umożliwiają analizę sposobu korzystania ze strony internetowej, w tym tworzenie statystyk odwiedzin oraz poprawę jej funkcjonowania. W tym celu możemy korzystać z narzędzi analitycznych, takich jak Microsoft Clarity lub inne podobne narzędzia statystyczne. Pliki cookies marketingowe umożliwiają prowadzenie działań marketingowych, w tym wyświetlanie treści dopasowanych do zainteresowań użytkownika oraz pomiar skuteczności kampanii marketingowych. Pliki cookies funkcjonalne i marketingowe są stosowane wyłącznie po uprzednim wyrażeniu zgody użytkownika, która może zostać cofnięta w dowolnym momencie.

Wykorzystujemy następujące funkcje śledzenia:

etracker

Jest to narzędzie wykorzystywane do sporządzania statystyk dotyczących użytkowania naszej strony. Dostawcą narzędzia jest etracker GmbH z siedzibą w Hamburgu / Niemcy (www.etracker.com). Jeśli wyrażą Państwo uprzednią zgodę, narzędzie to może niekiedy wykorzystywać funkcjonalne pliki cookies, które pozwalają na statystyczną analizę korzystania z naszej strony internetowej przez odwiedzających oraz na prezentację treści marketingowych. Dane, które mogą umożliwić identyfikację osoby fizycznej, takie jak adres IP, identyfikatory rejestracji lub urządzenia, będą wówczas jak najszybciej pseudonimizowane lub anonimizowane. Możemy również niekiedy używać narzędzia etracker w opcji bez wykorzystywania plików cookies. Wówczas nie będziemy korzystać z informacji umożliwiających jednoznaczną identyfikację użytkownika.

Dane osobowe przetwarzane przez etracker są przechowywane w Unii Europejskiej, zgodnie z naszymi wytycznymi i tym samym podlegają europejskim przepisom i standardom w zakresie ochrony danych. Etracker nie przetwarza danych dla własnych celów i został poddany niezależnej ocenie pod kątem zgodności z unijnymi normami ochrony danych, a także został certyfikowany i opatrzony pieczęcią ochrony danych ePrivacyseal.

Przetwarzanie danych w etracker odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. Państwa zgody. Mogą Państwo w każdej chwili cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie danych za pomocą narzędzia etracker. Więcej informacji na temat ochrony danych w etracker znajduje się pod linkiem.

Narzędzie do tworzenia statystyk

Używamy również własnego, opracowanego wewnętrznie narzędzia, które umożliwia nam prowadzenie analiz dotyczących korzystania z naszej strony internetowej oraz Online Support.

Jeśli pozostaną Państwo niezalogowani na naszej stronie internetowej, nie będziemy Państwa identyfikować na podstawie podanych danych i informacji. Wówczas w przeglądarce Państwa urządzenia końcowego (np. komputerze) będziemy umieszczać pliki cookies i nadawać przypadkowe ID sesji, wyłącznie w celach analitycznych i statystycznych. Pliki cookies zawierać będą ponadto następujące informacje dotyczące Państwa urządzenia:

• wielkość ekranu,
• rozdzielczość ekranu,
• rodzaj urządzenia końcowego,
• system operacyjny z wersją,
• rodzaj przeglądarki,
• informacja, czy w przeglądarce są aktywowane pliki cookies,
• dane przestrzenne (kontynent, kraj, region, miasto),
• znacznik czasu (data, godzina logowania),
• "kliknięcie danych” (wywołanie poszczególnych aplikacji),
• zapytania,
• „porzucone koszyki” (np. produkt włożony do koszyka, ale niezamówiony),
• szerokość pasma i dostawca Internetu.

Będziemy analizować powyższe informacje, aby móc ocenić, czy i jak niezalogowani użytkownicy korzystają z naszej oferty Online Support.

Jeżeli natomiast zalogują się Państwo do Online Support, to w celach analitycznych będziemy dodatkowo wykorzystywać następujące dane:

• rola w przedsiębiorstwie,
• data rejestracji,
• nazwa przedsiębiorstwa, firma, numer konta,
• typ przedsiębiorstwa,
• uprawnienie do składania zamówień,
• uprawnienie do ceny netto,
• organizacja sprzedaży.

Narzędzie to nie wykorzystuje Państwa imienia i nazwiska oraz adresu IP. Dane pozyskane przez to narzędzie będą przetwarzane wyłącznie w celu oraz w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia analiz oraz w celu optymalizacji Online Support. Zbierane i analizowane informacje nie będą przekazywane do podmiotów trzecich poza grupą SEW, będą przechowywane wyłącznie na naszych serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Okres ich przechowywania i przetwarzania wynosi maksymalnie 5 lat.

W zakresie, w jakim narzędzie wykorzystuje pliki cookies analityczne, ich stosowanie odbywa się wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies. Jeśli nie życzą sobie Państwo analiz podczas korzystania z narzędzia Online Support za pośrednictwem Państwa urządzenia końcowego, prosimy o zmianę ustawień dotyczących analizy korzystania z Online Support, w szczególności za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies.

Microsoft Clarity

Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy narzędzie Microsoft Clarity, które służy do analizy sposobu korzystania ze strony internetowej oraz poprawy jej funkcjonalności i użyteczności (tzw. analiza UX). Narzędzie to umożliwia tworzenie zbiorczych statystyk dotyczących zachowań użytkowników na stronie, w tym m.in. map ciepła, nagrań sesji oraz informacji o interakcjach z elementami strony.

W ramach korzystania z Microsoft Clarity przetwarzane mogą być dane techniczne i statystyczne, takie jak informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, rozdzielczości ekranu, czasie wizyty, zdarzeniach na stronie oraz adres IP, który jest przetwarzany w formie skróconej (maskowanej). Dane te nie są wykorzystywane przez Administratora do bezpośredniej identyfikacji użytkownika.

Microsoft Clarity wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, które są stosowane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody użytkownika, wyrażonej za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies. Dane pozyskane za pomocą tego narzędzia są przetwarzane wyłącznie w celu analizy statystycznej oraz optymalizacji działania strony internetowej.

Dostawcą narzędzia Microsoft Clarity jest Microsoft, który może przetwarzać dane z wykorzystaniem infrastruktury zlokalizowanej poza Unią Europejską. W takich przypadkach przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz stosowanymi przez Microsoft mechanizmami zapewniającymi odpowiedni poziom ochrony danych.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z wykorzystaniem narzędzia Microsoft Clarity jest zgoda użytkownika, wyrażona zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies.

Użytkownik może w każdej chwili cofnąć udzieloną zgodę na stosowanie plików cookies analitycznych, w tym Microsoft Clarity, za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

Funkcje do celów reklamowych

Poniżej zamieszczamy przegląd funkcji, które będą przez nas wykonywane, za Państwa zgodą udzieloną na początku korzystania ze strony internetowej. Są to funkcje, które służą do celów reklamowych i wykorzystują do tego celu pliki cookies marketingowe.

W celach marketingowych stosujemy funkcje wykorzystujące pliki cookies, np. w celu dostosowania reklam do zainteresowań odwiedzającego stronę internetową. Stosowane są one również do ograniczenia częstotliwości wyświetleń i pomiaru efektywności wyświetleń.

Marketo

Na naszej stronie internetowej korzystamy z usługi Marketo Inc. („Marketo”). Wykorzystujemy w tym pliki cookies przechowywane w Państwa urządzeniu końcowym, umożliwiające analizę korzystania z naszej strony internetowej.

W tym celu tworzymy Państwa pseudonimowany profil, przy czym Państwa adres IP jest zanonimizowany. Następnie analizujemy sposób korzystania przez Państwa z naszej strony internetowej, bazując na Państwa zainteresowaniach, dopasowujemy prezentowane Państwu treści reklamowe, a także dokonujemy regularnej optymalizacji naszej oferty online oraz treści strony internetowej tak, by była ona coraz bardziej interesująca dla Państwa jako użytkowników.

Informacje generowane przez pliki cookies o Państwa korzystaniu z niniejszej strony internetowej są przesyłane do serwera Marketo położonego na terenie UE i tam przechowywane. W celu zabezpieczenia tych funkcji wykorzystuje się również usługę Cloudflare, która steruje różnymi certyfikatami dla Marketo, np. certyfikat SSL i dokonuje rozłożenia obciążenia zapytaniami na różne serwery w celu zwiększenia bezpieczeństwa lub wydajności stron internetowych (Load Balancing).

W pojedynczych przypadkach dane dotyczące zastosowań reklamowych mogą być również przekazywane i przechowywane na serwerach w USA. W takich przypadkach transfer danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz wdrożonych dodatkowych środków ochrony danych. Zawarliśmy z Marketo oraz Cloudflare tzw. standardowe klauzule umowne, których celem jest zapewnienie zgodności z odpowiednim poziomem ochrony danych w państwie trzecim.

Przetwarzanie danych osobowych dla celów funkcji Marketo odbywa się na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Możecie Państwo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych (bez wpływu na dopuszczalność przetwarzania do tego momentu), za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies.

LinkedIn Insight Tag

Nasza strona internetowa wykorzystuje LinkedIn Insight Tag (lub LinkedIn Pixel) spółki LinkedIn Ireland Unlimited Company („LinkedIn”). Dzięki włączeniu tego znacznika JavaScript, Państwu jako użytkownikowi naszej strony internetowej mogą być wyświetlane reklamy oparte na zainteresowaniach („Reklamy”), odpowiednie dla Państwa podczas odwiedzania sieci społecznościowej LinkedIn lub innych stron internetowych, które również korzystają z tej procedury, a my otrzymujemy statystyki dotyczące odwiedzających stronę i dane demograficzne. Ponadto, możemy ocenić Państwa wykorzystanie naszej reklamy LinkedIn oraz zainteresowanie naszymi ofertami, również za pomocą funkcji śledzenia konwersji, a także wyświetlić informacje o retargetingu na innych stronach internetowych.

Włączając tag LinkedIn Insight Tag, Państwa przeglądarka automatycznie nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerem LinkedIn, zarówno podczas odwiedzin strony internetowej LinkedIn, jak i stron internetowych, które zainstalowały znacznik LinkedIn Insight. LinkedIn i my wspólnie odpowiadamy za zbieranie Państwa danych użytkowych podczas odwiedzania naszej strony internetowej i przekazywanie ich dostawcy usług. Natomiast po przekazaniu danych LinkedIn ponosi wyłączną odpowiedzialność za odpowiednie przetwarzanie w celu realizacji opisanych celów. Nie mamy wpływu na zakres i sposób wykorzystywania danych przez LinkedIn, dlatego informujemy o tym zgodnie z naszym stanem wiedzy: Poprzez włączenie tagu LinkedIn Insight Tag, LinkedIn otrzymuje informację, że weszli Państwo na odpowiednią stronę internetową naszej witryny lub kliknęli na reklamę pochodzącą od nas. Jeżeli są Państwo zarejestrowani w serwisie LinkedIn, link można przyporządkować do Państwa konta. Nawet jeśli nie są Państwo zarejestrowani w LinkedIn lub nie zalogowali się, istnieje możliwość, że dostawca usług pozna Państwa adres IP, przedział czasowy i inne identyfikatory i powiąże je z działaniami związanymi z Państwem. Dezaktywacja tagu LinkedIn Insight Tag oraz ustawień reklamowych jest możliwa w ustawieniach konta LinkedIn oraz za pośrednictwem Panelu zarządzania plikami cookies.

Dalsze możliwości ustawień i informacje o LinkedIn Insight Tag można znaleźć w LinkedIn Privacy Center.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w celach związanych z LinkedIn Insight Tag jest Państwa zgoda, wyrażona zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W każdej chwili możecie Państwo wycofać swoją zgodę, za pośrednictwem naszego Panelu Zarządzania Plikami Cookies.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez LinkedIn można uzyskać u dostawcy usług, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Attn: Legal Dept. (Privacy Policy and User Agreement), Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland; Informacje o tagu LinkedIn Insight-Tag; Informacje o prywatności.

YouTube

Na poszczególnych stronach włączyliśmy filmy YouTube, które są zapisane na naszej stronie internetowej SEW-EURODRIVE Polska - YouTube i można je bezpośrednio odtwarzać. Są one zintegrowane w „trybie rozszerzonej ochrony danych’, tzn. co do zasady nie są przekazywane dane wykorzystywane do personalizacji reklam ani zapisywane pliki cookies YouTube, dopóki nie odtworzą Państwo filmu. Tylko podczas odtwarzania filmów będą przesyłane Państwa dane, o których mowa poniżej. Nie mamy wpływu na ten transfer danych.

Odtwarzając osadzone filmy wideo, YouTube otrzymuje informację, że wywołali Państwo odpowiednią stronę naszej witryny. Ponadto, do YouTube mogą być przekazywane dalsze dane, o których nie mamy wiedzy. Odbywa się to niezależnie od tego, czy YouTube udostępnia konto użytkownika, za pomocą którego są Państwo zalogowani, czy też nie istnieje żadne konto użytkownika. Po zalogowaniu na YouTube, Państwa dane zostaną bezpośrednio przyporządkowane do Państwa konta. Jeśli nie życzą sobie Państwo przyporządkowania swojego profilu na YouTube, należy się wylogować przed aktywowaniem przycisku. YouTube przechowuje Państwa dane jako profile użytkownika i wykorzystuje je do celów reklamowych, badań rynkowych i/lub tworzenia swojej strony internetowej stosownie do potrzeb. Taka analiza może zostać przeprowadzona w szczególności (nawet dla niezalogowanych użytkowników) w celu realizacji reklamy dostosowanej do potrzeb oraz w celu poinformowania innych użytkowników YouTube o Państwa aktywnościach na naszej stronie internetowej. Mogą Państwo w każdej chwili cofnąć zgodę na takie przetwarzanie danych, w szczególności poprzez ustawienia konta Google lub Panel Zarządzania Plikami Cookies.

Dane użytkowników mogą być przetwarzane przez Google (Google Ireland Limited lub Google LLC) jako odrębnego administratora danych osobowych, będącego dostawcą usługi YouTube, w tym z wykorzystaniem infrastruktury zlokalizowanej poza Unią Europejską, zgodnie z zasadami określonymi w polityce prywatności Google, mającej zastosowanie do usługi YouTube. Otrzymają tam Państwo dalsze informacje o swoich prawach i możliwościach ustawień w celu ochrony swojej prywatności.Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z odtwarzaniem materiałów wideo YouTube jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W każdej chwili możecie Państwo wycofać swoją zgodę, za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies.

II. 8. Google Maps

Nasza strona internetowa korzysta z usługi mapy Google Maps oferowanej przez Google (Google Ireland Limited lub Google LLC) za pośrednictwem API. Aby korzystać z funkcji Google Maps, konieczne jest przetwarzanie Państwa adresu IP i innych danych użytkowych. Dane użytkowników mogą być przetwarzane z wykorzystaniem infrastruktury zlokalizowanej poza Unią Europejską, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Nie mamy wpływu na zakres ani sposób przetwarzania danych przez Google. Google może połączyć dane użytkowania z innymi danymi i, jeżeli są Państwo zalogowani na koncie Google, przyporządkować je do Państwa konta. Korzystanie z Google Maps służy atrakcyjnemu przedstawieniu naszych ofert online oraz łatwej identyfikacji miejsc wskazanych przez nas na stronie. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi zgoda użytkownika, wyrażona zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Korzystanie z usługi Google Maps odbywa się wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, którą można w każdej chwili cofnąć za pośrednictwem Panelu Zarządzania Plikami Cookies.

Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych użytkownika znajduje się w polityce prywatności Google.

II. 9. Obecność SEW-EURODRIVE na portalach społecznościowych

a) Facebook Fanpage

W zakresie oferowanej tu usługi informacyjnej korzystamy z platformy technicznej i usług Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlandia. Na potrzeby niniejszej sekcji pojęcie „Facebook” oznacza serwis społecznościowy prowadzony przez Meta Platforms Ireland Limited. Zwracamy uwagę, że korzystają Państwo z naszej strony pod tym adresem na Facebooku i jej funkcji na własną odpowiedzialność. Dotyczy to w szczególności korzystania z funkcji interaktywnych (np. komentowanie, udostępnianie, ocena).

Podczas odwiedzin naszej strony na portalu, Facebook rejestruje m.in. Państwa adres IP oraz inne informacje dostępne w formie plików cookies w Państwa urządzeniu końcowym. Informacje te są wykorzystywane w celu dostarczenia nam, jako operatorom stron na Facebooku, statystycznych informacji o korzystaniu ze strony na Facebooku (tzw. Facebook „Insights”). Więcej informacji na ten temat znajduje się pod następującym linkiem.

Dane zebrane w związku z tym są przetwarzane przez Meta Platforms Ireland Limited i w razie potrzeby przekazywane do krajów spoza Unii Europejskiej, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich zgodnie z obowiązującymi mechanizmami ochrony danych, w szczególności standardowymi klauzulami umownymi.

Facebook posiada swoje wytyczne, w których opisuje informacje dotyczące sposobu wykorzystywania danych. Tam znajdą Państwo również informacje o możliwościach kontaktu z Facebookiem oraz o możliwościach ustawień reklam. Pełne wytyczne dotyczące wykorzystania danych znajdują się pod następującym linkiem. Informacje na temat sposobu zarządzania posiadanymi informacjami lub ich usuwania można znaleźć na stronach wsparcia Facebook.

W zakresie danych statystycznych gromadzonych za pomocą narzędzia Facebook Insights, SEW-EURODRIVE oraz Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami danych osobowych w rozumieniu art. 26 RODO. Zasady wspólnego administrowania zostały określone w porozumieniu udostępnionym przez Meta. Meta przejmuje zasadniczą odpowiedzialność za realizację obowiązków informacyjnych oraz zapewnienie podstaw prawnych przetwarzania danych w ramach Facebook Insights.

Sposób, w jaki Facebook wykorzystuje dane podczas odwiedzenia stron Facebooka do własnych celów, w jakim zakresie działania na stronie Facebook są przypisywane indywidualnym użytkownikom, jak długo Facebook przechowuje te dane i czy dane z wizyty ze strony Facebook są przekazywane osobom trzecim, nie zostało jednoznacznie i wyraźnie określone przez Facebook i nie jest nam znany. Przetwarzanie danych przez Facebook może się różnić w zależności od tego, czy są Państwo zarejestrowani i zalogowani na Facebooku, czy też odwiedzają Państwo stronę jako niezarejestrowany i/lub niezalogowany użytkownik.

Kiedy wchodzą Państwo na stronę lub wysyłają post na Facebooku, adres IP przypisany do Państwa urządzenia końcowego jest przekazywany do Facebooka. Zgodnie z informacjami przekazywanymi przez Meta, adres IP użytkownika może być anonimizowany lub skracany oraz przetwarzany przez ograniczony czas. Facebook przechowuje ponadto informacje o urządzeniach końcowych swoich użytkowników (np. w ramach funkcji „Powiadomienie o rejestracji”). W razie potrzeby Facebook umożliwia przyporządkowanie adresów IP do poszczególnych użytkowników. Jeśli są Państwo aktualnie zalogowani na Facebooku jako użytkownik, na Państwa urządzeniu końcowym znajduje się plik cookie z Państwa identyfikatorem Facebooka. Dzięki temu Facebook może śledzić, że odwiedzili Państwo konkretną stronę i jak z niej korzystali. Dotyczy to również wszystkich innych stron Facebooka. Przyciski Facebooka osadzone na stronach internetowych umożliwiają Facebookowi rejestrowanie Państwa wizyt na tych stronach i przyporządkowanie ich do Państwa profilu na Facebooku. Dane te pozwalają na zaoferowanie treści lub reklamy dostosowanej do Państwa potrzeb.

Jeżeli chcą Państwo uniknąć lub ograniczyć opisane powyżej przetwarzanie danych przez Facebook, powinni Państwo wylogować się z Facebooka lub dezaktywować funkcję „pozostań zalogowany”, usunąć pliki cookies znajdujące się na Państwa urządzeniu końcowym i ponownie uruchomić przeglądarkę. W ten sposób usuwane są informacje z Facebooka, dzięki którym można Państwa bezpośrednio zidentyfikować. Dzięki temu mogą Państwo korzystać z naszej strony na Facebooku bez ujawniania swojego identyfikatora na Facebooku. Kiedy uzyskują Państwo dostęp do interaktywnych funkcji strony (polubienia, komentarze, udostępnianie, wiadomość, itp.), pojawia się ekran logowania na Facebooku. Po zalogowaniu się będą Państwo ponownie rozpoznawani przez Facebooka jako konkretny użytkownik.

Ponadto my, jako dostawca usługi informacyjnej, przetwarzamy tylko takie dane dotyczące sposobu korzystania z naszej strony na portalu Facebook, które Państwo nam przekazują i które wymagają interakcji. Jeśli zadajecie Państwo pytanie, na które możemy odpowiedzieć tylko za pośrednictwem wiadomości e-mailem, będziemy przechowywać Państwa informacje zgodnie z ogólnymi zasadami przetwarzania danych, które opisujemy w niniejszej polityce prywatności. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych na naszej stronie na portalu Facebook jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele wykorzystywania portalu Facebook stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych. W zakresie przetwarzania danych użytkowników przez Meta w celach analitycznych i reklamowych, podstawy prawne przetwarzania określa Meta jako odrębny administrator danych.

W celu skorzystania z praw osób, których dane dotyczą, mogą Państwo zwrócić się zarówno do nas, jak i do Facebooka. Jeżeli jedna ze stron nie jest odpowiedzialna za udzielenie odpowiedzi lub jeżeli informacje muszą być uzyskane od drugiej strony, wówczas przekazujemy zapytanie do danego partnera lub do Facebooka. W przypadku pytań dotyczących tworzenia profili, przetwarzania Państwa danych podczas korzystania z Serwisu i Insights prosimy o bezpośredni kontakt z Facebookiem (odnośnik patrz wyżej). W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Państwa interakcji z nami na naszej stronie prosimy o kontakt na adres rodo@sew-eurodrive.pl .

W przypadku pytań dotyczących naszej oferty informacyjnej prosimy o kontakt pod wyżej wymienionymi danymi kontaktowymi. Dodatkowe informacje dotyczące zasad funkcjonowania strony oraz oferty informacyjnej dostępne są pod następującym adresem internetowym.

b) Obecność na pozostałych platformach mediów społecznościowych

Jesteśmy obecni również w następujących mediach społecznościowych, prowadzonych przez innych dostawców usług:

W odniesieniu do tych usług informacyjnych korzystamy z platformy technicznej i usług dostawców. Zwracamy uwagę na to, że korzystają Państwo z naszej obecności na platformach mediów społecznościowych i ich funkcji na własną odpowiedzialność. Dotyczy to w szczególności korzystania z funkcji interaktywnych (np. komentowanie, udostępnianie, ocena). Zgodnie z informacjami przekazywanymi przez operatorów platform mediów społecznościowych, podczas odwiedzin ich serwisów mogą być przetwarzane m.in. informacje o adresie IP urządzenia końcowego oraz inne dane zapisywane na urządzeniu końcowym w formie plików cookies, przy czym zakres i cele tego przetwarzania są określane samodzielnie przez tych operatorów. Informacje te mogą być wykorzystywane do przekazywania nam, jako operatorowi profilu, zbiorczych informacji statystycznych dotyczących interakcji użytkowników z naszymi treściami.

Również w tym przypadku obowiązują zasady wcześniej opisane dla Facebooka. W szczególności Państwa dane mogą być przekazywane do państw trzecich zgodnie z obowiązującymi mechanizmami ochrony danych osobowych, w szczególności standardowymi klauzulami umownymi. W zakresie danych statystycznych przetwarzanych w ramach narzędzi analitycznych udostępnianych przez platformy mediów społecznościowych (np. Insights), SEW-EURODRIVE oraz dostawcy platform mogą występować jako współadministratorzy danych osobowych w rozumieniu art. 26 RODO, zgodnie z zasadami określonymi przez dostawców tych platform. Nie mamy pełnej wiedzy o tym, w jaki sposób platformy mediów społecznościowych wykorzystują dane z Państwa wizyty i interakcji z nami do własnych celów, jak długo dane te są przechowywane ani czy są one przekazywane dalszym odbiorcom. Przetwarzanie danych może się różnić w zależności od tego, czy są Państwo zarejestrowani i zalogowani w sieci społecznościowej, czy też odwiedzają Państwo stronę jako niezarejestrowany i/lub niezalogowany użytkownik. W przypadku dostępu do postu lub konta adres IP przypisany do Państwa urządzenia końcowego jest przekazywany dostawcy platformy mediów społecznościowych. Jeżeli są Państwo aktualnie zalogowani jako użytkownik, plik cookie na Państwa urządzeniu końcowym może być wykorzystany do śledzenia, w jaki sposób poruszali się Państwo w ramach danej platformy. Jeśli chcą Państwo tego uniknąć, należy się wylogować, usunąć pliki cookie znajdujące się na Państwa urządzeniu i ponownie uruchomić przeglądarkę.

Ponadto my, jako dostawca usługi informacyjnej, przetwarzamy wyłącznie te Państwa dane osobowe, które przekazują nam Państwo w ramach interakcji z naszym profilem i które wymagają interakcji. Jeśli zadajecie Państwo pytanie, na które możemy odpowiedzieć tylko e-mailem, będziemy przechowywać Państwa informacje zgodnie z ogólnymi zasadami przetwarzania danych, które opisujemy w niniejszej polityce prywatności. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych przez SEW-EURODRIVE w związku z prowadzeniem profili w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele wykorzystywania portali społecznościowych stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych. W zakresie przetwarzania danych przez operatorów platform mediów społecznościowych w ich własnych celach (w szczególności analitycznych i reklamowych), podstawy prawne przetwarzania określają ci operatorzy jako odrębni administratorzy danych.

W celu realizacji praw osób, których dane dotyczą, mogą Państwo zwrócić się zarówno do nas, jak i do dostawcy platformy mediów społecznościowych. Jeżeli jedna ze stron nie jest odpowiedzialna za udzielenie odpowiedzi lub jeżeli informacje muszą być uzyskane od drugiej strony, wówczas przekazujemy zapytanie do odpowiedniego partnera. W przypadku pytań dotyczących tworzenia profilu, przetwarzania Państwa danych podczas korzystania ze strony internetowej prosimy o kontakt bezpośrednio z operatorem platformy mediów społecznościowych. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Państwa interakcji z nami na naszej stronie prosimy o kontakt na adres rodo@sew-eurodrive.pl .

Jakie informacje otrzymuje platforma mediów społecznościowych i w jaki sposób są one wykorzystywane, dostawcy usług opisują je w swoich oświadczeniach o ochronie danych (link patrz w powyższej tabeli). Znajdą tam Państwo również informacje o możliwościach kontaktu, jak również o możliwościach ogłoszeń reklamowych.

II. 10. Rejestracja, zamawianie, pobieranie innych usług i ofert online

Oferujemy również usługi dostępne na naszych stronach internetowych, takie jak pobieranie materiałów typu White Paper, zamawianie biletów na targi, rejestracja na wydarzenia online i newslettery. Do realizacji tych ofert i usług wykorzystujemy między innymi rozwiązania Marketo. W tym kontekście zastosowanie mają również informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Marketo, opisane w rozdziale II. 7. Polityki.

a) Zamawianie biletu na targi

Jeżeli chcą Państwo odwiedzić nas na targach, istnieje możliwość zamówienia biletu online. Informacje wprowadzone w formularzu zostaną przekazane do SEW-EURODRIVE i przetwarzane wyłącznie w celu realizacji zamówienia biletu oraz organizacji kontaktu podczas wydarzenia. Są to w szczególności następujące dane:

• imię, nazwisko (wymagane)
• adres e-mail (wymagane)
• nazwa firmy (wymagane)
• dział firmy (wymagane)
• funkcja w firmie (wymagane)
• ulica, numer domu, kod pocztowy, miejscowość (dobrowolnie)
• tytuł naukowy (dobrowolnie)
• kraj / region (dobrowolnie)
• branża (dobrowolnie)
• numer telefonu (dobrowolnie)
• numer telefonu komórkowego (dobrowolnie)

W celu przetworzenia zamówienia i dostawy biletu na targi, jak również zapewnienia Państwu odpowiedniej osoby kontaktowej SEW, która w dniu targów na miejscu odpowie na Państwa pytania, wymagane jest przekazanie informacji oznaczonych jako wymagane. Przetwarzanie tych danych odbywa się w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub w celu realizacji umowy, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Niezależnie od powyższego, w przypadku dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, dane osobowe mogą być przetwarzane również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, tj. na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są wymagane na potrzeby przetworzenia zamówienia biletu i realizacji celu.

b) Pobieranie materiałów informacyjnych (np. White Paper)

Oferujemy materiały informacyjne (np. White Paper) dotyczące różnych tematów i produktów SEW-EURODRIVE do bezpłatnego pobrania z naszej strony internetowej, aby mogli Państwo lepiej poznać nas i nasze produkty (promocja).

Informacje wprowadzone w formularzu zostaną przekazane do SEW-EURODRIVE i przetwarzane w celu udostępnienia materiałów informacyjnych oraz prowadzenia komunikacji związanej z ich pobraniem. Są to w szczególności następujące dane:

• adres e-mail (wymagane)
• tytuł naukowy (dobrowolnie)
• nazwisko, imię (dobrowolnie)
• nazwa firmy (dobrowolnie)
• ulica, numer domu, kod pocztowy, miejscowość (dobrowolnie)
• branża (dobrowolnie)
• dział, funkcja w firmie (dobrowolnie)
• numer telefonu (dobrowolnie)
• numer telefonu komórkowego (dobrowolnie)

 Podanie adresu e-mail jest niezbędne, aby możliwe było przesłanie materiałów informacyjnych drogą elektroniczną. Przetwarzanie danych odbywa się w związku z dobrowolnym skorzystaniem z formularza pobrania materiałów informacyjnych.

Przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są wymagane do realizacji celu.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody użytkownika, wyrażonej poprzez dobrowolne wypełnienie i przesłanie formularza pobrania materiałów informacyjnych.

Dane osobowe mogą zostać przekazane wewnętrznie do właściwego działu SEW-EURODRIVE w celu udzielenia dodatkowych informacji związanych z pobranymi materiałami, przy czym kontakt ten odbywa się wyłącznie w zakresie związanym z zapytaniem użytkownika.

c) Webinary i wydarzenia online

Oferujemy webinary i wydarzenia online za pośrednictwem naszej strony internetowej. Przetwarzamy informacje wprowadzone w formularzu. Są to w szczególności następujące dane:

• imię (wymagane)
• nazwisko (wymagane)
• adres e-mail (wymagane)
• nazwa firmy (wymagane)
• dział firmy (wymagane)
• funkcja w firmie (wymagane)
• tytuł naukowy (dobrowolnie)
• kraj/region (dobrowolnie)
• branża (dobrowolnie)
• numer telefonu (dobrowolnie)
• telefon komórkowy (dobrowolnie)

Informacje oznaczone jako wymagane są niezbędne do przeprowadzenia webinaru lub wydarzenia online. W związku z powyższym potrzebujemy między innymi adresu e-mail, imienia i nazwiska, działu i funkcji w przedsiębiorstwie, aby za pośrednictwem poczty elektronicznej móc wysłać link z zaproszeniem wraz ze spersonalizowanymi informacjami dodatkowymi. Informacje oznaczone jako wymagane są niezbędne do organizacji i przeprowadzenia webinaru lub wydarzenia online, w tym do przesłania informacji organizacyjnych oraz linku umożliwiającego udział w wydarzeniu. Przetwarzanie danych osobowych przekazanych w ramach rejestracji na webinar lub wydarzenie online odbywa się na podstawie zgody użytkownika, wyrażonej poprzez dobrowolne wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego..

Poza tym przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są to konieczne do przeprowadzenia webinaru lub innego wydarzenia.

Dane osobowe są przetwarzane i przechowywane przez okres niezbędny do organizacji i przeprowadzenia webinaru lub wydarzenia online, a następnie zgodnie z obowiązującymi okresami retencji.

III. Cele i sposoby przetwarzania danych klientów i użytkowników stron SEW-EURODRIVE

III.1. Zakres przetwarzanych danych oraz cel przetwarzania

a) Realizacja umowy

SEW-EURODRIVE przetwarza dane osobowe, które otrzymuje od Państwa w ramach zapytań ofertowych, działań poprzedzających zawarcie umowy lub istniejących stosunków umownych. W szczególności dotyczy to danych kontaktowych, treści korespondencji (w tym wiadomości e-mail), danych dotyczących zamówień, zapytań ofertowych, sugestii dotyczących naszych produktów oraz danych rozliczeniowych. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W przypadku istnienia relacji biznesowych podanie danych osobowych, które są niezbędne do przygotowania lub realizacji umów albo do których przetwarzania jesteśmy prawnie zobowiązani, jest konieczne. W przeciwnym razie nie będziemy mogli wykonać tych umów.

Przetwarzamy wskazane poniżej informacje z wykorzystaniem naszych systemów CRM, w tym systemów utrzymywanych w infrastrukturze zlokalizowanej w Bruchsal. Dodatkowo korzystamy z rozwiązań chmurowych oferowanych przez zewnętrznego dostawcę usług działającego jako podmiot przetwarzający, którego centra danych znajdują się na terenie Unii Europejskiej.

Zakres przetwarzanych informacji może obejmować np.: nazwisko, imię, przydomek, formę grzecznościową, tytuł naukowy, adres e-mail (służbowy), numer telefonu i faksu (służbowe), wybrany język komunikacji, treści zawarte w wyrażonej zgodzie marketingowej, datę utworzenia i modyfikacji wpisu oraz historię zmian wpisu w CRM, przegląd interakcji (rozmowy telefoniczne, wizyty, spotkania itp.), przegląd wpływających oraz istniejących zamówień, Państwa funkcję / rolę pełnioną w przedsiębiorstwie.

Ponadto, możemy przetwarzać takie informacje jak:

• treść pełnomocnictwa lub zakres Państwa umocowania do działania w imieniu przedsiębiorstwa; co dotyczy również informacji wynikających z przedstawionych dokumentów, oświadczeń lub utrwalonej praktyki współpracy, w zakresie niezbędnym do obsługi relacji biznesowej,
• Państwa pozycję i możliwości decyzyjne w przedsiębiorstwie; tj. na podstawie pełnionej funkcji oraz domniemanego lub udokumentowanego zakresu umocowania identyfikujemy rolę i zakres kompetencji wynikające z pełnionej funkcji lub udokumentowanego umocowania na podstawie przyjętej wewnętrznej metodologii, Państwa pozycję i możliwości decyzyjne w przedsiębiorstwie,
• informacje statystyczne dotyczące częstotliwości kontaktów i zdarzeń operacyjnych (np. zapytań, zgłoszeń serwisowych), przetwarzane wyłącznie w celu organizacji obsługi klienta,
• preferowana forma kontaktu,
• dobrowolnie przekazane opinie lub informacje zwrotne (feedback) dotyczące produktów, usług lub współpracy z SEW-EURODRIVE, przetwarzane wyłącznie w celu poprawy jakości oferowanych usług, bez wykorzystywania do profilowania osób fizycznych oraz bez podejmowania zautomatyzowanych decyzji,
• osoba kontaktowa w SEW-EURODRIVE,
• schemat organizacyjny projektu,
• powiązanie Państwa, jako osoby kontaktowej, z leadami oraz okazjami biznesowymi,
• przyporządkowanie Państwa, jako osoby kontaktowej, do klienta SEW-EURODRIVE wraz z adresem służbowym,
• adresy URL do Państwa profili w sieciach społecznościowych, o ile zostały przekazane przez Państwa dobrowolnie lub są publicznie dostępne i wykorzystywane wyłącznie do celów kontaktowych w relacji biznesowej,
• informacje z platformy Online Support łącznie z ticketami serwisowymi,
• wewnętrzne przyporządkowanie klientów do kampanii informacyjnych w relacjach B2B, o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami i udzielonymi zgodami.

Opinie i informacje zwrotne, o których mowa powyżej, mają charakter fakultatywny, nie są wykorzystywane do oceny osób fizycznych ani przypisywania im cech, a ich przetwarzanie jest niezależne od systemów CRM wykorzystywanych do obsługi relacji handlowych.

Przetwarzamy powyższe informacje na potrzeby obsługi klienta i bardziej efektywnego realizowania zamówień i zleceń. Nasz personel serwisowy potrzebuje wskazanych informacji do celów kontaktowych oraz ewentualnego usuwania awarii. W związku z powyższym przetwarzanie tych informacji jest niezbędne do prawidłowego wykonania zawartej umowy oraz zapewnienia sprawnej komunikacji i realizacji obowiązków stron wynikających z tej umowy. Przetwarzanie danych w ramach realizacji umowy obejmuje wykorzystanie danych do wykonania usługi objętej umową, w tym świadczenie usług serwisowych w ramach umów serwisowych lub realizację ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi. Poza tym, w ramach zapytań dotyczących finansowania, SEW może wykorzystywać dane niezbędne do przedstawienia oferty oraz – wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji takiego zapytania – przekazywać je swoim partnerom biznesowym. Dalsze szczegóły dotyczące celów znajdą Państwo w odpowiednich dokumentach umownych.

Podstawą prawną opisanego przetwarzania danych jest przede wszystkim realizacja postanowień umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych nie jest bezpośrednio niezbędne do wykonania umowy, lecz służy zapewnieniu prawidłowej obsługi klienta, komunikacji oraz realizacji roszczeń, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Powyższe cele stanowią prawnie uzasadniony interes administratora.

Zewnętrzni prawnicy, doradcy podatkowi i rewidenci gospodarczy mogą, na potrzeby świadczonych przez nich usług doradczych i kontrolnych uzyskać dostęp do informacji i dokumentów dotyczących naszej współpracy. Nie wskazujemy publicznie nazw zewnętrznych dostawców usług chmurowych w treści niniejszej polityki prywatności, w celu ograniczenia ryzyk bezpieczeństwa teleinformatycznego, w tym ryzyk nieuprawnionego dostępu do systemów oraz danych osobowych. Na żądanie osoby, której dane dotyczą, wskażemy kategorie odbiorców danych lub, w zakresie wymaganym przepisami RODO, konkretne podmioty, którym dane zostały ujawnione. Centra danych SEW-EURODRIVE i zewnętrznych dostawców chmur znajdują się na terenie UE. Dostęp do danych zapisanych w CRM mają także osoby z działu dystrybucji i obsługi klienta na potrzeby realizacji transakcji, jak również osoby, które obsługują nasze systemy IT i chmurę oraz świadczą usługi wsparcia. Z zewnętrznymi dostawcami, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. W pozostałych przypadkach przekazywanie danych odbywa się na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub jako udostępnienie danych niezależnym administratorom.

SEW-EURODRIVE przetwarza i przechowuje Państwa dane osobowe (w ramach systemów lokalnych oraz rozwiązań chmurowych) w zakresie oraz przez okres niezbędny do zawarcia, realizacji i zakończenia współpracy biznesowej, a także przez czas konieczny do dochodzenia lub wykonywania praw albo obrony przed roszczeniami (w szczególności z tytułu dostaw, płatności, gwarancji, rękojmi lub odszkodowań). Dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest wymagane na podstawie przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, księgowych lub rachunkowych, są przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów, a po jego upływie usuwane lub poddawane anonimizacji. Pozostałe dane osobowe są usuwane niezwłocznie po ustaniu celu przetwarzania, o ile dalsze ich przetwarzanie nie znajduje podstawy w niniejszej polityce prywatności lub w przepisach prawa. Przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zobowiązań umownych, w tym obsługi roszczeń gwarancyjnych, odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych nie jest bezpośrednio niezbędne do wykonania umowy, lecz służy zapewnieniu prawidłowej obsługi klienta, komunikacji operacyjnej oraz dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązków prawnych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

b) Sprawdzanie adresu i wiarygodności kredytowej

W celu sprawdzenia adresu oraz wiarygodności płatniczej SEW-EURODRIVE weryfikuje dane adresowe Państwa przedsiębiorstwa oraz – w zakresie, w jakim jest to dopuszczalne przepisami prawa – informacje dotyczące jego wiarygodności płatniczej, w tym ustalane z wykorzystaniem procedur matematyczno-statystycznych (scoring), przy czym wynik takiej analizy nie stanowi wyłącznej podstawy podejmowania decyzji i jest każdorazowo weryfikowany przez upoważnionych pracowników SEW. Ma to miejsce wtedy, gdy SEW-EURODRIVE po zawarciu umowy może być narażony na ryzyko ekonomiczne i chce się zabezpieczyć przez tym ryzykiem poprzez zapytanie o wiarygodność kredytową. Na podstawie tych informacji SEW-EURODRIVE może udzielić kredytu z tytułu dostaw towarów lub usług. W celu dokonania oceny zdolności kredytowej możemy korzystać z usług profesjonalnych podmiotów (agencji kredytowych).

Informacje z agencji kredytowych oraz wewnętrzne informacje o zachowaniach płatniczych są oceniane wewnętrznie przez SEW-EURODRIVE i w ten sposób powstaje własny rating jako podstawa do przyznania limitu kredytowego. Dane dotyczące oceny wiarygodności kredytowej oraz historii płatniczej są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od zakończenia współpracy handlowej lub od ostatniej dostawy towarów albo świadczenia usług. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na zabezpieczeniu interesów ekonomicznych SEW oraz umożliwieniu realizacji dostaw towarów i świadczenia usług serwisowych.

c) Wykorzystanie danych przez SEW w celach reklamowych

SEW-EURODRIVE oraz zleceniobiorcy (np. drukarnie) wykorzystują Państwa nazwisko i adres służbowy jako osoby kontaktowej w ramach bieżących kontaktów handlowych oraz działań mających na celu utrzymanie relacji z partnerami handlowymi. Do zastosowań reklamowych zalicza się przesyłanie reklam naszych produktów i usług drogą pocztową. Wreszcie, chcielibyśmy pozostać z Państwem w kontakcie przy specjalnych okazjach i na przykład wysłać Państwu życzenia świąteczne. SEW wykorzysta Państwa numer telefonu lub adres e-mail do celów marketingu bezpośredniego wyłącznie w przypadku uprzedniego wyrażenia zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz właściwymi przepisami prawa telekomunikacyjnego.

SEW może przetwarzać Państwa dane pozyskane w związku z utrzymywaniem relacji biznesowych (takiej jak: dane kontaktowe, informacje na temat zakupionych produktów, czy usług) oraz podczas korzystania z ofert/serwisów na stronie internetowej, targów lub innych akcji promocyjnych w celu tworzenia ogólnych profili marketingowych oraz przygotowania spersonalizowanych ofert, przy czym profilowanie to nie wywołuje wobec Państwa skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Państwa nie wpływa.

Możemy przekazać Państwu – jako istniejącemu klientowi lub jeśli otrzymaliśmy Państwa dane kontaktowe w inny sposób – w opisanych powyżej ramach również drogą pocztową informacje o szczególnych działaniach, wydarzeniach lub imprezach targowych. Jeśli wyrazili Państwo na to uprzednią zgodę, będą otrzymywać od nas mail z informacją o konkretnej akcji, jak mogą Państwo w niej uczestniczyć i jakie informacje muszą Państwo nam podać. Możemy również rejestrować Państwa uczestnictwo poprzez stronę internetową związaną ze zdarzeniami i przetwarzać Państwa dane w wyznaczonych celach np. w celu udostępnienia oferowanych produktów lub przesłania informacji. Otrzymane informacje możemy ew. wykorzystać w ramach opisanego tutaj przetwarzania. Przetwarzamy Państwa dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z zastrzeżeniem, że wykorzystanie danych kontaktowych w kanałach komunikacji elektronicznej odbywa się wyłącznie zgodnie z odrębnymi przepisami prawa regulującymi marketing bezpośredni. W przypadku uczestnictwa w akcji i rejestracji przetwarzamy Państwa dane w celu wykonania umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Państwa dane przetwarzane w celach reklamowych są przechowywane na terenie UE. Możemy korzystać z usług usługodawców, których starannie wyselekcjonowaliśmy i sprawdziliśmy. Jeżeli w poszczególnych przypadkach dane są przekazywane i przetwarzane na serwerach w krajach trzecich poza UE/EOG, tj. w szczególności w USA i ewentualnie w Wielkiej Brytanii (UK), w celach reklamowych, korzystamy ze zleconych i monitorowanych usługodawców, którzy zobowiązali się do zagwarantowania odpowiedniego poziomu ochrony danych i z którymi zostały uzgodnione standardowe klauzule umowne dotyczące ochrony danych Komisji UE. W wyjątkowych przypadkach, gdy nie jest możliwe zastosowanie innych mechanizmów ochrony danych, transfer danych może odbywać się na podstawie art. 49 RODO, w szczególności na potrzeby realizacji konkretnej umowy lub na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Dane osobowe zebrane do celów reklamowych będą przetwarzane przez okres trwania relacji biznesowej lub do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych. Wyjątki dotyczą sytuacji, w których zgoda pozwala na dłuższe wykorzystanie i/lub dane podlegają ustawowym obowiązkom przechowywania. W tym ostatnim przypadku usunięcie następuje po upływie okresu przechowywania wskazanego w przepisach prawa. Mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, o czym informujemy w rozdziale XI, co może skutkować krótszym czasem przetwarzania danych.

Podstawą prawną przetwarzania danych do celów reklamowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub w przypadku udzielenia zgody na art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

d) Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zobowiązań prawnych

SEW-EURODRIVE podlega, podobnie jak każde przedsiębiorstwo w Polsce i Europie, różnym zobowiązaniom prawnym, np. do przeprowadzania weryfikacji danych naszych klientów i partnerów biznesowych. W tych przypadkach przetwarzamy Państwa dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do spełnienia tych wymogów prawnych. W celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa może dochodzić do zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie technicznego wsparcia procesów weryfikacyjnych lub kontrolnych, przy czym przetwarzanie to ma charakter pomocniczy, a wszelkie decyzje podejmowane są każdorazowo przez upoważnionych pracowników SEW i nie są oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO. O ile nie zostaną Państwo o tym wyraźnie poinformowani, w ramach tego przetwarzania nie są podejmowane zautomatyzowane decyzje wywołujące wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływające. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z odpowiednimi przepisami prawa.

Niniejsze wytyczne ustawowe odnoszą się w szczególności do:

• zapobieganie nadużyciom finansowym i praniu pieniędzy,
• wymogów w zakresie kontroli i sprawozdawczości podatkowej,
• wyceny i zarządzania ryzykiem w grupie kapitałowej,
• wykazów sankcji,
• kontroli eksportu, wymogów celnych,
• audytów, w szczególności przeprowadzanych przez biegłych rewidentów.

e) Ekstrakcja danych z publicznie dostępnych źródeł w celu aktualizacji danych w CRM

W myśl art. 5 ust. 1 lit. d) RODO przetwarzane dane osobowe muszą być „prawidłowe” i „uaktualniane”. Chcemy, aby Państwa dane kontaktowe, które znajdują się w naszej bazie danych / naszym CRM (na naszych lokalnych serwerach oraz w chmurze) były zawsze aktualne, aby w ramach realizowanych usług zarówno Państwo, jak również nasi pracownicy mogli sprawnie wykonywać obowiązki umowne i ze sobą korespondować.

W związku z tym stosujemy zautomatyzowane narzędzia do technicznej ekstrakcji i aktualizacji danych kontaktowych, które nie służą profilowaniu osób fizycznych ani podejmowaniu wobec nich zautomatyzowanych decyzji. Za pomocą tych technologii pobieramy wyłącznie dane kontaktowe o charakterze zawodowym, bez przetwarzania danych dotyczących sfery prywatnej lub aktywności niezwiązanej z pełnioną funkcją zawodową, a następnie importujemy je do naszego CRM. W szczególności są to: forma grzecznościowa, nazwisko, imię, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, adres służbowy, rola i dział w firmie, nazwa firmy, adres URL profilu w mediach społecznościowych, adres URL komunikatora wykorzystywanego do kontaktu służbowego (jeżeli został publicznie udostępniony przez osobę, której dane dotyczą), pozostałe informacje z wizytówek i podpisów e-mail.

Dostęp do danych mają pracownicy, którzy mają dostęp do naszego CRM. Obecnie informacje z publicznie dostępnych źródeł pobieramy między innymi za pomocą narzędzia SnapAddy, a następnie informacje te są importowane do naszego CRM (na naszych lokalnych serwerach oraz w chmurze). Z dostawcą narzędzia SnapAddy zawarliśmy w tym kontekście umowę powierzenia przetwarzania danych. Nasze centra danych, centra danych SnapAddy i dostawcy usług w chmurze znajdują się na terenie UE. W związku z tym, że informacje są importowane do naszego CRM, okres ich przechowywania zależy od okresu przechowywania takich danych w CRM (patrz rozdział III.1 lit a) powyżej).

Powyższe czynności realizujemy na gruncie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w związku z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO, tj. zasadą prawidłowości i aktualności danych. Wyżej wyszczególnione cele stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych. W tym przypadku przysługuje Państwu sprzeciw wobec przetwarzania danych, więcej informacji znajduje się w rozdziale XI.

III. 2. Przekazywanie danych w ramach Grupy SEW-EURODRIVE

SEW-EURODRIVE może przekazywać i w razie potrzeby aktualizować Państwa dane podstawowe (nazwa przedsiębiorstwa, osoba kontaktowa, adres i dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail) do innych przedsiębiorstw w ramach Grupy SEW-EURODRIVE, aby zapewnić, że wszystkie spółki w Grupie SEW-EURODRIVE uczestniczące w procesie (np. realizacja umowy) będą miały dostęp do tych samych danych osobowych, które Państwo nam wskazali. Ma to na celu uproszczenie naszych procesów i może Państwa zwolnić z obowiązku ponownego podawania danych podstawowych w przypadku kontaktu z innym przedsiębiorstwem należącym do Grupy SEW-EURODRIVE. Przetwarzanie to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Naszym uzasadnionym celem jest zapewnienie spójnej obsługi klientów, efektywnej realizacji procesów biznesowych oraz ograniczenie konieczności wielokrotnego pozyskiwania tych samych danych w ramach Grupy kapitałowej. Jeżeli przekazanie danych następuje w ramach wykonania umowy, dane będą przekazywane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Państwa prawa są zabezpieczone wewnętrznymi uregulowaniami umownymi zapewniającymi wysoki poziom ochrony danych. Przekazywane są wyłącznie dane niezbędne do realizacji danego procesu biznesowego, zgodnie z zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO.

Ponadto, oprócz danych podstawowych, innym przedsiębiorstwom w ramach Grupy SEW-EURODRIVE mogą zostać przekazane informacje konieczne do przygotowania zamówienia. Na przykład wiele produktów SEW-EURODRIVE jest produkowanych przez różne spółki SEW-EURODRIVE, dlatego w celu uproszczenia realizacji zamówienia i dostawy można dokonać przeniesienia danych. W takim przypadku zostaną Państwo poinformowani o przekazaniu danych, najpóźniej w momencie zawarcia umowy lub niezwłocznie po jego dokonaniu. Podstawą prawną jest wykonanie umowy, tj. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

W przypadku, gdy Państwa firma znajduje się poza terytorium Polski, odpowiedzialna za Państwa obsługę i obsługę umów lub zapytań może być powiązana z nami spółka z Grupy SEW-EURODRIVE, właściwa dla siedziby Państwa przedsiębiorstwa. Wówczas to ta spółka będzie przetwarzać Państwa dane osobowe, na podstawie zawartej umowy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Opisane powyżej operacje przetwarzania danych mogą skutkować przetwarzaniem Państwa danych podstawowych przez spółki z Grupy SEW-EURODRIVE poza Unią Europejską (UE) lub obszarem gospodarczym (EOG). Jeżeli Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony danych w danym państwie trzecim, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne, w szczególności standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, oraz dokonujemy oceny poziomu ochrony danych w danym kraju. Zestawienie przedsiębiorstw wchodzących w skład Grupy SEW-EURODRIVE znajduje się tutaj. Dane te podlegają takim samym zasadom retencji i usuwania danych jak opisano powyżej w treści niniejszej polityki prywatności.

III.3. Ankiety z wykorzystaniem narzędzi internetowych

Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z wykonywaniem ankiet lub sondaży z klientami, aby dowiedzieć się jak najwięcej o wymaganiach naszych klientów wobec naszych produktów i usług. W tym celu możemy zwrócić się do Państwa z prośbą o wzięcie udziału w ankiecie, w której udział zawsze jest dobrowolny.

Gdy biorą Państwo udział w ankiecie, podane przez Państwa odpowiedzi będą przetwarzane w sposób pseudonimizowany oraz analizowane wyłącznie w formie zbiorczych zestawień statystycznych. Ponadto, możemy przechowywać Państwa dane osobowe, takie jak adres e-mail, aby móc zaprosić Państwa do udziału w ankietach, które przetwarzamy niezależnie od wyników ankiet. Będziemy również przechowywać informacje o tym, że wzięli Państwo udział w ankiecie, aby zapobiec wielokrotnemu uczestnictwu, a tym samym ewentualnemu zafałszowaniu wyników; informacje te będą przechowywane oddzielnie od treści udzielonych odpowiedzi oraz od Państwa adresu e-mail i nie są łączone z innymi danymi.

W przypadku uczestnictwa w ankiecie odpowiedzi uczestników będą zbierane i analizowane statystycznie. Przypisanie odpowiedzi do uczestników nie będzie możliwe. Ponadto, zwracamy uwagę na konieczność zadawania pytań w sposób uniemożliwiający nawiązanie indywidualnego powiązania do osoby udzielającej odpowiedzi. Częściowo możemy powiązać uczestnictwo w ankiecie z konkursem lub innymi premiami, co jednak odbywa się tylko w taki sposób, że następuje rozgraniczenie między odpowiedziami a premiami, co oznacza, że nie można powiązać ich z odpowiedziami. Dodatkowo możemy wyświetlić poszczególne elementy designu, takie jak zdjęcia, filmy, pytania czy strony indywidualnie. Przy wykonywaniu ankiet i badań korzystamy z narzędzia SurvGo oraz oferty LamaPoll, które to narzędzia są dostarczane przez zewnętrznych dostawców usług, działających jako nasze podmioty przetwarzające. Podmioty te są przez nas odpowiednio weryfikowane (dalsze informacje dotyczące przetwarzania danych znajdą Państwo w Polityce prywatności dostawcy, Polityka prywatności (survgo.com), Polityka prywatności (lamapoll.de). Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie i nie wykorzystują ich do własnych celów.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych kontaktowych w celu zapraszania do udziału w ankietach jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu badań satysfakcji klientów oraz doskonaleniu produktów i usług. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w trakcie udziału w ankiecie jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasz uzasadniony interes polega na prowadzeniu badań satysfakcji klientów, analizie jakości produktów i usług oraz ich dalszym rozwoju, przy jednoczesnym zapewnieniu, że udział w ankietach jest dobrowolny i nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla uczestników. Przetwarzanie tych informacji odbywa się wyłącznie w celu zapewnienia rzetelności i wiarygodności wyników ankiet i nie jest wykorzystywane do innych celów.

W związku z przetwarzaniem danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale XI.

IV. Informacje o ochronie danych dla dostawców i podwykonawców

a) Zawarcie, wykonanie i rozwiązanie umowy dostawy / transakcji

Na potrzeby realizacji wewnętrznych i zewnętrznych zadań, projektów i transakcji SEW-EURODRIVE zaopatruje się w towary i usługi u różnych dostawców i podwykonawców na całym świecie. W celu zawarcia, realizacji i zakończenia tych transakcji dotyczących dostaw/wsparcia, jak również na potrzeby wykonywania działalności zawodowej konieczna jest (cel przetwarzania) wymiana informacji między pracownikami SEW-EURODRIVE a osobami kontaktowymi dostawców/podwykonawców. Informacje te przekazywane są drogą pocztową, telefoniczną lub elektroniczną, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, oraz przetwarzane i przechowywane w odpowiednich analogowych i cyfrowych systemach zarządzania dostawcami i bazach danych.

Przetwarzane są następujące informacje: nazwisko, imię, (służbowy) adres e-mail, numer telefonu, numer telefonu komórkowego, funkcja w firmie, adres dostawy i adres pocztowy, informacje z ofert, potwierdzeń zamówień, umów i faktur, kwalifikacje i certyfikaty, treści formularzy informacyjnych, notatki z rozmów, jak również informacje z naszej korespondencji ustnej, telefonicznej lub elektronicznej.

SEW-EURODRIVE przetwarza wyszczególnione powyżej informacje w formie papierowej i cyfrowej na serwerach zlokalizowanych w Bruchsal (Niemcy). Obowiązuje zasada wiedzy uzasadnionej (ang. need to know). Rewidenci gospodarczy, doradcy podatkowi, prawnicy, instytucje ubezpieczeń społecznych oraz organy nadzorcze i dochodzeniowe mają dostęp do tych informacji w zakresie oraz na okres, jakie są przewidziane przez regulacje prawne i absolutnie niezbędne do wypełnienia ich obowiązków służbowych. W razie potrzeby dostęp do informacji mają również starannie wybrani usługodawcy, których udział jest niezbędny do prawidłowego zarządzania relacjami z dostawcami (np. ankietowanie dostawców, audyt dostawców, kontrola łańcucha dostaw). Podmioty te uzyskują dostęp do danych jako odrębni administratorzy lub na podstawie przepisów prawa; w pozostałych przypadkach dane są przetwarzane przez podmioty działające jako przetwarzający na podstawie zawartych umów powierzenia.

Dane są przechowywane w zakresie oraz na okres, jakie są wymagane do zawarcia, wykonania i rozwiązania umowy dostawy/usług oraz do wypełnienia prawnych, umownych lub wewnętrznych obowiązków i terminów dotyczących przechowywania danych.

W zakresie niezbędnym do zawarcia, realizacji i zakończenia umowy podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W pozostałym zakresie, w szczególności w celu bieżącej komunikacji operacyjnej i organizacyjnej z osobami kontaktowymi dostawców i podwykonawców, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, a wskazane cele stanowią prawnie uzasadniony interes SEW-EURODRIVE. Wyżej wskazany cel przetwarzania stanowi nasz prawnie uzasadniony interes.

Jeżeli współpraca między dostawcami a SEW-EURODRIVE miałaby polegać na wspólnym opracowaniu zleceń lub wspólnym zarządzaniu celami i sposobami przetwarzania danych (w ramach tzw. joint controllership w rozumieniu art. 26 RODO), z dostawcami zawrzemy odpowiednie porozumienia określające zakres odpowiedzialności stron.

b) Monitorowanie łańcucha dostaw i regularne ankietowanie dostawców

Przepisy UE (np. REACH, RoHS 1 + 2, Rozporządzenie UE w sprawie minerałów pochodzących z obszarów dotkniętych konfliktami i obszarów wysokiego ryzyka 2017/821/UE z dnia 17 maja 2017 roku), normy i przepisy krajowe (np. niemiecka ustawa o obowiązkach należytej staranności w łańcuchach dostaw) oraz międzynarodowe (np. amerykańska ustawa Dodda-Franka z 2010 roku) dotyczące przejrzystości wymagają od nas starannego wyboru dostawców na całym świecie i regularnych kontroli w zakresie relacji z nimi, w tym również w kontekście łańcucha dostaw, pod kątem prawnym i moralnym. Oprócz obowiązujących przepisów prawnych, wszystkie oddziały SEW-EURODRIVE na całym świecie przestrzegają wewnętrznego Kodeksu Postępowania („Code of Conduct“). Globalne poszanowanie praw człowieka, dobre warunki pracy, zwalczanie korupcji, powstrzymywanie konfliktów zbrojnych, kontrola łańcucha dostaw i ochrona środowiska to główne aspekty naszej filozofii korporacyjnej.

W celu monitorowania naszych łańcuchów dostaw i unikania wykorzystywania surowców/zasobów/minerałów z obszarów dotkniętych konfliktami (cel przetwarzania), przeprowadzamy coroczne badania naszych dostawców i łańcuchów dostaw w formie ankiety. Ankiety przeprowadzamy we własnym zakresie (patrz powyższy pkt. III. 3. Ankiety z wykorzystaniem narzędzi internetowych) lub zlecamy ich przeprowadzenie wyspecjalizowanemu usługodawcy IntegrityNext GmbH z siedzibą Monachium (zwanego dalej IntegrityNext).

Na przykład sekcja 1502 amerykańskiej ustawy Dodda-Franka z 2010 roku zakazuje stosowania tzw. materiałów pochodzących z obszarów dotkniętych konfliktami. Aby przeprowadzić ankietę, przesyłamy nazwę firmy i adres e-mail na platformę IntegrityNext, a następnie IntegrityNext zaprasza ją do wypełnienia ankiety za pośrednictwem platformy IntegrityNext. Zasadniczo w ramach ankiety przetwarzane są następujące informacje od oraz o ankietowanej osobie: nazwisko, imię, (służbowy) adres e-mail, nazwa firmy, a w szczególności wpisy w ankiecie.

Dane są przechowywane w centrach danych (AWS) firmy IntegrityNext zlokalizowanych na terenie UE w zakresie oraz na okres, jakie są konieczne do realizacji celu przetwarzania i spełnienia wymagań prawnych, umownych lub wewnętrznych obowiązków i terminów dotyczących przechowywania danych.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących należytej staranności i monitorowania łańcucha dostaw – a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes SEW-EURODRIVE polegający na zapewnieniu zgodności łańcucha dostaw z obowiązującymi standardami prawnymi i etycznymi. Leży to również w interesie naszych dostawców, w szczególności w zakresie zapewnienia zgodności ich działalności z obowiązującymi wymogami prawnymi i rynkowymi.

W ramach ankiet nie są podejmowane wobec osób fizycznych decyzje wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

V. Cele i sposoby wykorzystania danych kandydatów na pracowników w SEW-EURODRIVE

W przypadku ubiegania się o pracę w SEW-EURODRIVE obowiązują niżej opisane zasady przetwarzania danych. O przetwarzaniu danych po zatrudnieniu poinformujemy Państwa osobno z chwilą zawarcia z Państwem umowy.

V.1. Zakres przetwarzania danych i cele zastosowania

a) Wewnętrzne przetwarzanie przy rozpatrywaniu aplikacji

Przetwarzamy dane podane w ramach Państwa aplikacji w celu rozpatrzenia Państwa kandydatury oraz przydatności na wybrane stanowisko. Przy sprawdzaniu Państwa kandydatury na stanowisko w Polsce możemy ewentualnie korzystać z wyspecjalizowanych i nadzorowanych przez nas usługodawców. W przypadku oceny Państwa kandydatury potrzebujemy następujących informacji:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe,
• informacje o wykształceniu,
• kwalifikacjach zawodowych,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jeśli będą Państwo aplikować na stanowisko w SEW- EURODRIVE w innym państwie, mogą być wymagane dodatkowe informacje (zgodnie z lokalnym prawem) np.

• tytuł (wymagane)
• miejsce urodzenia,
• dane identyfikacyjne wymagane przepisami prawa pracy właściwymi dla danego państwa (np. płeć – wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez lokalne prawo),
• narodowość,
• zezwolenie na pobyt lub zezwolenie na pracę,
• zdjęcie do podania o pracę / zdjęcie profilowe,
• adres pocztowy i zamieszkania (ulica, nr domu, kod pocztowy, miasto, kraj)
• adres e-mail i numer telefonu (telefon stacjonarny, mobilny)
• dyplomy (szkoła, uniwersytet) i referencje,
• szkolenia edukacyjne i zawodowe,
• certyfikaty z dalszego kształcenia i szkolenia zawodowego,
• państwa kwalifikacje, umiejętności językowe, cechy osobiste i inne umiejętności,
• Państwa dostępność,
• preferowany typ zatrudnienia (pełny etat, pół etatu, freelance),
• referencje od poprzednich pracodawców,

Zakres danych przetwarzanych podczas procesu rekrutacyjnego może również obejmować:

• informacje, które Państwo przekazują oraz zachowanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej w formie telefonicznej i/lub odbytej na miejscu, np. historia edukacji i zawodowa, motywacja do zmiany miejsc pracy, aspiracje zawodowe, pożądana lokalizacja, oczekiwania dotyczące wynagrodzenia, mocne i słabe strony, Państwa plan pięcioletni, hobby i wolontariat (jeśli dotyczy), okres wypowiedzenia z obecnym pracodawcą, cele na przyszłość
• co Państwo wiedzą o SEW-EURODRIVE i w jaki sposób dowiedzieli się o SEW-EURODRIVE
• życiorys i list motywacyjny,
• korespondencja telefoniczna z uwagami / adnotacjami w formularzu oceny lub notatkami w systemie HR,
• inne informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych, w szczególności w curriculum vitae (CV)
• inne informacje z publicznie dostępnych profili online na profesjonalnych portalach społecznościowych (np. XING, LinkedIn), w zakresie informacji zawodowych i wykształcenia,
• informacje przekazane nam przez zewnętrznego dostawcę usług HR, któremu zlecono wyszukanie odpowiednich kandydatów lub który został wyznaczony przez Państwa do poszukiwania odpowiednich stanowisk pracy lub informacje o Państwie, którymi wymieniamy się z wyżej wspomnianym usługodawcą (jeśli dotyczy)
• zgoda na otrzymywanie powiadomień o pracy i informacji zawodowych od SEW-EURODRIVE na całym świecie,
• informacje dotyczące zwrotu kosztów podróży poniesionych w trakcie procesu składania podania o pracę, takie jak dane na temat rachunku,
• w zależności od stanowiska, można wystąpić o dodatkowe pytania aplikacyjne w asystencie podań o pracę, z których część może być wymagana,
• inne dane, które zostały podanie dobrowolnie przez kandydata podczas procesu rekrutacji.

SEW-EURODRIVE nie wymaga ani nie oczekuje przekazywania danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (w szczególności danych dotyczących zdrowia, przekonań religijnych, poglądów politycznych, przynależności związkowej), chyba że obowiązek ich przetwarzania wynika wprost z przepisów prawa.

Jeśli aplikują Państwo za pośrednictwem naszej strony karier (online) (asystenta podań o pracę) lub jeśli skontaktujemy się z Państwem za pośrednictwem portalu społecznościowego, będziemy przetwarzać informacje na temat Państwa i od Państwa we własnym centrum danych na miejscu, a także w naszym opartym na chmurze systemie HR i rekrutacji dostarczonym przez Oracle. Centrum danych Oracle znajduje się we Frankfurcie nad Menem, w Niemczech. Centrala SEW-EURODRIVE w Niemczech zawarła umowę przetwarzania danych z Oracle w celu ochrony przekazywanych i przetwarzanych informacji.

Przekażemy Państwa podanie o pracę wewnętrznie, do danego działu.

Wskazujemy, że w przypadku złożenia aplikacji zagranicznej, system HR i rekrutacji jest wykorzystywany przez spółki zależne SEW na całym świecie. Spółki zależne mają możliwość dostępu do Państwa profilu kandydata, w tym danych kontaktowych i dokumentów aplikacyjnych, za pośrednictwem wyszukiwania kandydata. Dostęp ten jest ograniczony wyłącznie do potrzeb realizacji konkretnego procesu rekrutacyjnego lub przyszłych procesów rekrutacyjnych, na które kandydat wyraził zgodę.

Jeśli zlecili Państwo lub zleciliśmy dostawcy usług HR wyszukanie wolnych stanowisk / odpowiednich kandydatów, wymienimy ww. informacje od Państwa oraz na temat Państwa z wyżej wspomnianym zewnętrznym dostawcą usług HR.

Dane zawarte w Państwa podaniu o pracę usuwamy po upływie 6 miesięcy od zakończenia procesu składania podań o pracę (zob. sekcja 3), chyba że wyrazicie Państwa zgodę na umieszczenie ich w naszej bazie kandydatów.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydatów jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy). W zakresie, w jakim przetwarzanie szczególnych kategorii danych byłoby wymagane przepisami prawa, podstawą prawną jest art. 9 ust. 2 lit. b) RODO.

W przypadku osób poniżej 18. roku życia, przy zawieraniu umowy z Państwem przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie za zgodą przedstawiciela ustawowego. Także dłuższe przechowywanie Państwa danych aplikacyjnych (np. w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych lub stażowych) odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa zgody, przez okres wskazany w treści zgody lub do jej cofnięcia, nie dłużej jednak niż wynika to z obowiązujących zasad retencji danych określonych w rejestrze czynności przetwarzania.

b) Dopasowanie do ofert wolnych miejsc pracy w Grupie SEW-EURODRIVE

Jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę, podczas procesu rekrutacji sprawdzimy, czy kwalifikują się Państwo na inne stanowiska niż to, na które aktualnie Państwo aplikujecie, a które odpowiadają Państwa kwalifikacjom. Baza kandydatów jest prowadzona wyłącznie w odniesieniu do osób, które wyraziły na to wyraźną zgodę, i przez okres wskazany w treści tej zgody lub do jej cofnięcia. Jeśli nie życzą sobie Państwo takiego dostępu w późniejszym terminie, będą Państwo mogli nas o tym poinformować w każdej chwili, w dowolnej formie e-mailem lub w sposób opisany poniżej (w rozdziale XI niniejszej polityki). Cofnięcie zgody, niezależnie od momentu, nie będzie miało żadnego wpływu na przebieg ani wynik Państwa aktualnej aplikacji. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Państwa prawa są zabezpieczone wewnętrznymi uregulowaniami umownymi zapewniającymi wysoki poziom ochrony danych.

c) Zapisywanie Państwa aplikacji w puli kandydatów

Jeżeli wyrażą Państwo odpowiednią zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w kolejnych rekrutacjach, Państwa dane zostaną umieszone w naszej bazie kandydatów. W ten sposób będziemy mogli się z Państwem skontaktować, gdy pojawi się odpowiednie stanowisko. Formularz podania o pracę wraz z tekstem zgody można wypełnić tutaj.

W przypadku udzielenia zgody przechowujemy Państwa dane rekrutacyjne przez okres wskazany w treści zgody lub do momentu jej cofnięcia, nie dłużej jednak niż 3 lata, zgodnie z ustalonymi zasadami retencji.

Prosimy pamiętać, że brak wyrażenia zgody oznacza, iż nie będziemy mogli uwzględniać Państwa kandydatury w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych poza aktualnym postępowaniem. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

V.2. Aplikowanie za pośrednictwem platform mediów społecznościowych

Mogą Państwo również aplikować do nas za pośrednictwem platform mediów społecznościowych (np. LinkedIn). Dane z platformy przekierowywane są na dedykowany adres email: praca@sew-eurodrive.pl w postaci Państwa CV i wszelkich innych dokumentów, które dostarczyli Państwo za pośrednictwem platform.

W zakresie przetwarzania danych osobowych po stronie SEW-EURODRIVE podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy.

Platformy mediów społecznościowych, za pośrednictwem których składają Państwo aplikację, działają jako odrębni administratorzy danych osobowych i przetwarzają dane zgodnie z własnymi politykami prywatności. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez te platformy znajdują się w ich politykach prywatności.

V.3. Informacje na temat kariery i powiadomienia o pracy za pośrednictwem poczty elektronicznej i mediów społecznościowych, w stosownych przypadkach

W przypadku wyrażenia przez Państwa zgody, w każdej z kwestii, będziemy regularnie informować Państwa drogą mailową o nowych wolnych stanowiskach pracy w SEW-EURODRIVE na całym świecie (powiadomienia o pracy) i/lub przekazywać inne międzynarodowe informacje o karierze za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz, w stosownych przypadkach, mediów społecznościowych (np. oferty pracy, daty targów pracy, wydarzeń, itp.). Korzystamy z poczty elektronicznej i narzędzia kampanii mediów społecznościowych zintegrowanych z naszym systemem w chmurze Oracle HCM do wysyłania wyżej wspomnianych wiadomości. W tym narzędziu będziemy przetwarzać Państwa imię i nazwisko oraz adres e-mail. Podstawą prawną przetwarzania danych w celu wysyłki powiadomień o pracy i informacji o karierze jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda).

W celu doskonalenia naszych procesów rekrutacyjnych oraz poprawy funkcjonowania strony kariery analizujemy skuteczność prowadzonej komunikacji w oparciu o zagregowane i anonimowe dane statystyczne, bez identyfikowania konkretnych osób fizycznych. Analiza ta może obejmować w szczególności:

• wzrost „pipeline”, tzn. ilu potencjalnych klientów wygenerowaliśmy i przekazaliśmy zespołowi sprzedażowemu
• współczynnik konwersji, tj. ile leadów staje się klientami
• liczba odbiorców, którzy otworzyli e-maile
• współczynnik klikalności, tj. jaki procent odbiorców otworzył e-maila i kliknął w link w e-mailu
• współczynnik konwersji formularzy, tj. odsetek odbiorców poczty elektronicznej, którzy wypełnili formularz
• współczynnik odrzuceń, tj. ilu e-maili nie udało się dostarczyć
• współczynnik rezygnacji z subskrypcji, tj. ile osób zrezygnowało z powiadomień mailowych
• unikalni goście, tj. ile osób odwiedza stronę karier
• powracający goście, tj. ile osób odwiedziło naszą stronę karier / stronę internetową w określonym czasie
• wyświetlenia strony, tj. ile osób odwiedziło naszą stronę karier / stronę internetową
• ruch wyszukiwarki internetowej, tj. ile osób przybyło na naszą stronę karier / stronę internetową używając wyszukiwarki
• współczynnik odrzuceń, tj. ile osób odwiedza stronę karier / stronę internetową i opuszcza ją bez dalszych działań
• linki odsyłające z innych stron / linki zwrotne, tj. czy istnieją inne strony internetowe przekierowujące do naszej strony

Wskazane wskaźniki mają charakter wyłącznie zagregowany i statystyczny oraz służą ocenie skuteczności komunikacji rekrutacyjnej i rozwoju strony kariery; nie są wykorzystywane do działań sprzedażowych ani marketingowych i nie prowadzą do podejmowania decyzji wobec konkretnych osób fizycznych.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na doskonaleniu procesów rekrutacyjnych oraz optymalizacji komunikacji z kandydatami.

Dostęp do zagregowanych wyników analiz mogą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy zaangażowani w procesy rekrutacyjne oraz – w niezbędnym zakresie – pracownicy IT odpowiedzialni za utrzymanie systemów. Centrum danych systemu Oracle HCM znajduje się we Frankfurcie nad Menem (Niemcy).

Mogą Państwo w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę poprzez kliknięcie w link rezygnacji zawarty w wiadomości e-mail lub poprzez wysłanie wiadomości na adres: praca@sew-eurodrive.pl

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (skutek ex nunc). Po cofnięciu zgody zaprzestaniemy wysyłki powiadomień o pracy oraz informacji dotyczących kariery, a Państwa dane przetwarzane wyłącznie w tym celu zostaną usunięte lub trwale zanonimizowane, zgodnie z obowiązującymi zasadami retencji danych.

V.4. Aplikowanie na praktyki i staże

Chętnie przyjmujemy zgłoszenia dotyczące praktyk i staży. Państwa dane osobowe przekazane w ramach aplikacji na praktyki lub staże są przetwarzane zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszym rozdziale, z zastrzeżeniem postanowień określonych poniżej.

Przetwarzamy Państwa dane rekrutacyjne wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na praktyki lub staże, w szczególności w celu oceny kandydatury, kontaktu z kandydatem oraz podjęcia decyzji o przyjęciu na praktykę lub staż. Państwa dane nie są umieszczane w puli kandydatów ani wykorzystywane do przyszłych procesów rekrutacyjnych, chyba że wyrażą Państwo odrębną zgodę na ich dalsze przetwarzanie w tym celu.

W przypadku niewybrania Państwa kandydatury, dokumenty aplikacyjne oraz pozostałe dane rekrutacyjne są usuwane nie później niż po upływie 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, o ile obowiązujące przepisy prawa nie wymagają ich dłuższego przechowywania lub nie wyrazili Państwo zgody na dłuższe przetwarzanie danych.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w ramach rekrutacji na praktyki i staże jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz do jej ewentualnego zawarcia.

VI. Informacje o ochronie danych dla osób odwiedzających SEW-EURODRIVE

Jest nam niezmiernie miło, gdy odwiedzają nas Państwo osobiście - czy to jako osoba kontaktowa danego przedsiębiorstwa (np. klient, dostawca), czy jako potencjalny klient, kandydat na oferowane stanowisko lub pracownik z jednego z wielu zlokalizowanych na całym świecie zakładów Grupy SEW- EURODRIVE. Rejestrujemy następujące informacje o odwiedzających, w formie cyfrowej w wewnętrznym systemie informatycznym, aby w razie wypadku w jednym z naszych zakładów lub w pomieszczeniach operacyjnych czy biznesowych móc szybko zidentyfikować odpowiednią jednostkę oraz prześledzić Państwa wizytę u nas na potrzeby obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń odszkodowawczych, jak również zachowania w poufności naszych tajemnic przedsiębiorstwa i tajemnic handlowych, jak również, w przypadku wyrażenia odrębnej zgody, w celu usprawnienia kolejnych wizyt lub kontaktu marketingowego (cele przetwarzania).

Do realizacji wyżej wskazanych celów przetwarzamy:

• nazwisko, imię,
• nazwę przedsiębiorstwa wraz z adresem,
• (służbowy) numer telefonu (opcjonalnie)
• (służbowy) adres e-mail (opcjonalnie),
• dane osoby kontaktowej w SEW-EURODRIVE,
• datę i godzinę przyjazdu i wyjazdu.

Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyszczególnione powyżej cele przetwarzania stanowią nasze prawnie uzasadnione interesy.

Informacje o odwiedzających są przechowywane przez okres uzależniony od celu przetwarzania:

• w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie SEW-EURODRIVE – przez okres do 24 godzin,
• w celu usprawnienia rejestracji podczas kolejnych wizyt – przez okres do 5 lat od ostatniej wizyty lub do momentu cofnięcia zgody,
• w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – przez okres do 3 miesięcy, a w przypadku sporu przez czas trwania postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń,
• w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego – do momentu cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze ich przechowywanie nie jest wymagane na podstawie przepisów prawa.

VII. Informacje o ochronie danych w kontekście przetwarzania danych w ramach targów lub innych wydarzeń

Podczas odwiedzin w ramach targów lub innych wydarzeń branżowych, może dojść do wymiany informacji dotyczących naszych produktów, istniejącej lub przyszłej współpracy, a także do nawiązania relacji biznesowej, jej zainicjowania, realizacji lub doprowadzenia do zawarcia transakcji biznesowej.

W zależności od charakteru kontaktu oraz zakresu informacji przekazanych nam przez Państwa, możemy przetwarzać następujące dane osobowe: imię, nazwisko, forma grzecznościowa, tytuł, (służbowy) numer telefonu, (służbowy) adres e-mail, nazwa i adres przedsiębiorstwa, dział organizacyjny, zajmowane stanowisko lub pełniona funkcja, branża, a także treści korespondencji prowadzonej przed, w trakcie lub po targach lub wydarzeniu (w szczególności treści wiadomości e-mail lub komunikatorów elektronicznych).

Ponadto możemy przetwarzać następujące informacje:

• dane z wizytówek, które między sobą wymieniamy lub które Państwo nam przekazali,
• Państwa informacje pochodzące z (publicznej) strony internetowej lub (publicznego) profilu w mediach społecznościowych,
• Państwa wizerunek / wygląd zewnętrzny w ramach wykonywanych zdjęć, nagrań dźwiękowych i filmowych, jeżeli podczas danego wydarzenia wykonujemy zdjęcia lub nagrania w celu dokumentowania wydarzenia lub jego promocji, a ich publikacja odbywa się zgodnie z obowiązującymi zasadami oraz , w stosownych przypadkach, na podstawie odrębnej zgody; zasady przetwarzania zdjęć i filmów zostały opisane w rozdziale VIII,
• Państwa dane, które zostały zarejestrowane i udokumentowane w wypełnionej ankiecie; obok nazwiska i danych kontaktowych są to przede wszystkim odpowiedzi na pytania dotyczące produktów i procesów, a w przypadku, gdy odwiedzający odpowiada na pytania za pośrednictwem tabletu, rejestrowana jest również data i godzina wypełnienia ankiety,
• informacje od odwiedzającego, które zostały zarejestrowane i udokumentowane w notatce z rozmowy; poza nazwiskiem i danymi kontaktowymi są to w szczególności informacje o branży, planowaniu projektów, typie odwiedzin (klient, OEM, potencjalny klient, dostawca, prasa, student, kandydat na stanowisko, inny usługodawca), główne punkty dyskusji, notatki z dyskusji, fragmenty wypowiedzi (dosłowne cytaty) ze wspólnych rozmów, prośby o kontakt (telefon, poczta, e-mail, Messenger), zainteresowanie reklamą, planowane zamówienia, w zakresie niezbędnym do prowadzenia korespondencji biznesowej, przygotowania oferty lub kontynuowania relacji handlowej,
• pozostałe informacje z naszej korespondencji przed, w trakcie oraz po targach,
• dokumentacja / adnotacja w notatce z rozmowy o sprzeciwie wobec przetwarzania i przechowywania danych w naszych systemach informatycznych oraz w formie papierowej.

Jeżeli są Państwo nowym, istniejącym lub potencjalnym klientem, podane informacje zostaną wprowadzone i przetwarzane w naszym systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM). Informacje są przetwarzane na serwerach SEW-EURODRIVE zlokalizowanych w mieście Bruchsal, jak również – w zależności od stosowanych rozwiązań – w środowisku chmurowym zewnętrznych dostawców, zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale III.1 lit. a), w tym dotyczącymi transferów danych poza UE/EOG (jeżeli mają zastosowanie).

W przypadku dostawców, przedstawione informacje są wprowadzane i przetwarzane w naszym systemie do zarządzania dostawcami.

W przypadku nawiązania kontaktu z nami na płaszczyźnie zawodowej, tj. w ramach wykonywania swojego zawodu podczas targów lub innego wydarzenia, przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO wyłącznie w zakresie, w jakim kontakt ten pozostaje w bezpośrednim związku z czynnościami zmierzającymi do zawarcia umowy lub realizacji współpracy. Wynika to z tego, że przetwarzanie danych obejmujące na przykład wymianę danych kontaktowych, rozpoczęcie współpracy / projektu, jest niezbędne do wykonywania czynności zarówno w odniesieniu do naszych kontrahentów, jak również naszych pracowników. W pozostałych przypadkach przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu polegającego na nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji biznesowych oraz inicjowaniu współpracy.

W określonych okolicznościach, na potrzeby promocji, tworzymy i publikujemy zdjęcia, nagrania dźwiękowe oraz filmowe z przebiegu wydarzeń lub targów. Uzyskujemy Państwa zgodę na publikację zdjęcia lub filmu, jeżeli zdjęcie lub nagranie skupia się na konkretnej osobie (są Państwo na pierwszym planie). Uzyskanie zgody jest również konieczne wtedy, gdy przeprowadzamy wywiad, a następnie publikujemy go lub wypowiedź (dosłowne cytaty) w mediach. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Jeżeli na zdjęciu lub nagraniu nie są Państwo na pierwszym planie, a zdjęcie lub nagranie przedstawia wiele osób, przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na dokumentowaniu i promocji wydarzeń. Prosimy o zapoznanie się z naszymi informacjami dotyczącymi ochrony danych w zakresie wykonywania i publikacji zdjęć, nagrań dźwiękowych oraz filmowych, które zostały wskazane w rozdziale VIII niniejszej polityki.

Jeżeli biorą Państwo udział w osobistym wywiadzie/ankiecie na miejscu, jesteśmy zobowiązani przed publikacją wywiadu lub ankiety uzyskać Państwa uprzednią zgodę na rozpowszechnianie treści zawierających dane osobowe. Podstawę prawną w takiej sytuacji stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Informacje są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, zgodnie z obowiązującymi okresami retencji określonymi w rejestrze czynności przetwarzania, a w przypadku obowiązków ustawowych – przez okres wymagany przepisami prawa.

Jeżeli są Państwo klientem lub potencjalnym klientem, przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale III.1 niniejszej polityki. W przypadku osobistego udziału w jednej z naszych ankiet, obowiązują nasze informacje o ochronie danych wyszczególnione w rozdziale III.3.

Jeżeli w ramach wydarzenia wykorzystywane są sieci społecznościowe, takiej jak na przykład LinkedIn, należy również przestrzegać informacji o ochronie danych odpowiedniej sieci społecznościowej.

Na naszej stronie internetowej mogą być wykorzystywane narzędzia analityczne, w tym Microsoft Clarity, w celu analizy sposobu korzystania z serwisu oraz jego optymalizacji.

Przetwarzanie danych w tym zakresie odbywa się wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Szczegółowe informacje dotyczące zakresu przetwarzanych danych, zasad działania narzędzia, przekazywania danych do państw trzecich oraz praw przysługujących użytkownikom zostały opisane w rozdziale II.7 lit. b) niniejszej polityki prywatności.

VIII. Informacje o ochronie danych w zakresie wykonywania i publikacji zdjęć, nagrań dźwiękowych oraz filmowych, jak również komunikatów prasowych i tekstów reklamowych

Podczas udziału w jednym z organizowanych przez nas wydarzeń lub szkoleń czy też odwiedzin naszego stanowiska targowego lub innego rodzaju kontaktu osobistego mogą być wykonywane i publikowane zdjęcia, nagrania dźwiękowe oraz filmowe, na których poza przedstawieniem przebiegu wydarzeń oraz osób biorących udział w wydarzeniu (szkoleniu, targach itp.) będzie można Państwa rozpoznać - czy to na pierwszym planie rejestrowanego wydarzenia, czy jedynie jako jedną z wielu osób. Rejestracja może być realizowana bezpośrednio przez nas lub za pośrednictwem agencji zewnętrznej, a jej celem jest promocja wydarzeń, działalności SEW-EURODRIVE oraz działania wizerunkowe związane z employer brandingiem. W indywidualnych przypadkach możemy z Państwem prowadzić rozmowy lub wywiad, np. w kontekście określonego wydarzenia, naszych produktów lub współpracy z nami, a następnie możemy przetwarzać i opublikować w ramach komunikatów prasowych Państwa wypowiedź lub cytat z wypowiedzi. Oprócz wyglądu zewnętrznego (zdjęcie i nagranie filmowe), głosu i mowy (nagranie filmowe i dźwiękowe), możemy - w zależności od sytuacji - gromadzić również informacje obejmujące imię i nazwisko, funkcję w firmie, adres e-mail, numer telefonu, np. gdy wspominamy o Państwu w komunikacie prasowym, poście w mediach społecznościowych lub w podpisie pod zdjęciem. W przypadku materiałów, na których osoba znajduje się na pierwszym planie, możemy stosować techniczne oznaczenia porządkowe (np. tag ID) wyłącznie w celu organizacyjnego zarządzania materiałami i ich wyszukiwania. Oznaczenia te nie służą identyfikacji biometrycznej, nie polegają na automatycznej analizie cech wizerunku oraz nie stanowią profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, ani nie są wykorzystywane do porównywania wizerunku z innymi zbiorami danych.

W zależności od sposobu i miejsca publikacji zdjęć, nagrań oraz komunikatów prasowych zawierających wzmianki o Państwu, dostęp do ich oglądania, odsłuchiwania, zapisywania, analizowania lub dalszego rozpowszechniania mogą mieć – co do zasady – nieograniczone kręgi odbiorców, w tym osoby na całym świecie posiadające dostęp do danego medium.

Publikacja może następować w szczególności za pośrednictwem Internetu, w tym na stronach internetowych, w aplikacjach mobilnych i na blogach SEW-EURODRIVE oraz spółek z Grupy SEW-EURODRIVE, w mediach internetowych i drukowanych (lokalnych, regionalnych, ponadregionalnych i międzynarodowych), w drukowanych materiałach promocyjnych (np. broszurach i ulotkach), w mediach radiowych i telewizyjnych, na platformach mediów społecznościowych (takich jak YouTube, Facebook, LinkedIn, Instagram), a także w mediach wewnętrznych SEW-EURODRIVE, w tym w globalnym intranecie DriveNet oraz w ramach newsletterów i kampanii e-mail realizowanych przez SEW-EURODRIVE oraz spółki z Grupy SEW-EURODRIVE. Jeżeli publikujemy zdjęcia / nagrania i komunikaty prasowe na kanałach mediów społecznościowych, takich jak Facebook, YouTube lub LinkedIn, Instagram dostęp do nich mają wszyscy użytkownicy tych mediów społecznościowych. Podczas publikacji zdjęć / nagrań w radiu i telewizji, każdy, kto odbiera określone stacje, może je oglądać i słuchać. W przypadku publikacji w mediach społecznościowych dostęp do treści mają wszyscy użytkownicy danej platformy, zgodnie z jej zasadami funkcjonowania. W przypadku emisji w radiu lub telewizji treści te są dostępne dla odbiorców danego programu. SEW-EURODRIVE nie ma wpływu na dalsze udostępnianie, kopiowanie lub rozpowszechnianie opublikowanych materiałów przez osoby trzecie.

Jeżeli są Państwo przedstawieni na pierwszym planie zdjęcia lub nagrania, w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację wyglądu lub głosu, oraz/lub jeżeli w komunikacie prasowym lub tekście reklamowym wskazane zostały Państwa dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, funkcja w przedsiębiorstwie lub cytat z wypowiedzi, przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie odbywa się wyłącznie na podstawie uprzednio udzielonej zgody osoby, której dane dotyczą. Po uzyskaniu zgody możemy stosować techniczne oznaczenia porządkowe (tzw. tag ID), które służą wyłącznie do organizacyjnego zarządzania materiałami oraz ich wyszukiwania. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym zakresie stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Mogą Państwo w dowolnym momencie cofnąć zgodę, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, bez podania przyczyny, w szczególności poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: rodo@sew-eurodrive.pl . Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Jeżeli zgoda została udzielona bez określenia terminu jej obowiązywania, dane osobowe przetwarzane są do momentu cofnięcia zgody lub utraty ich aktualności w kontekście celu przetwarzania. Zdjęcia lub nagrania, na których zarejestrowani są wyłącznie Państwo, zostaną usunięte lub zaprzestaniemy ich dalszej publikacji niezwłocznie po cofnięciu zgody. Fragmenty komunikatów prasowych lub tekstów reklamowych, w których jednoznacznie Państwa wskazano, zostaną usunięte lub zanonimizowane w zakresie, w jakim jest to prawnie, technicznie i organizacyjnie możliwe.

Jeżeli nie są Państwo na pierwszym planie zdjęcia lub nagrania, a zdjęcie lub nagranie przedstawia grupę osób, przetwarzanie i publikacja ww. materiałów może odbywać się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (promocja, employer branding), tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Mają Państwo prawo wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość e-mail na adres rodo@sew-eurodrive.pl. Jeżeli Państwa sprzeciw okaże się skuteczny, po uwzględnieniu sprzeciwu podejmiemy działania zmierzające do anonimizacji wizerunku i głosu w tekstach i/lub na zdjęciach / nagraniach poprzez pikselizację (obrazu, zdjęcia, filmu) i/lub zniekształcenie (głosu, dźwięku) i/lub usunięcie tekstu, o ile będzie to dla nas prawnie, technicznie i ekonomicznie możliwe.

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że nie można wykluczyć, iż komunikaty prasowe / teksty reklamowe lub zdjęcia / nagrania opublikowane w Internecie za Państwa zgodą lub na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu mogą nadal krążyć w Internecie nawet po ich usunięciu lub anonimizacji (np. pikselizacja) przez nas lub media/portale, za które jesteśmy odpowiedzialni jako SEW-EURODRIVE, lub że mogą być pobierane, kopiowane i przetwarzane przez osoby trzecie w ich oryginalnej, „nieocenzurowanej” postaci.

IX. Informacje o ochronie danych w kontekście korzystania z Microsoft Teams jako platformy współpracy

Korzystamy z narzędzia Microsoft Teams (dalej „MS Teams”), które umożliwia współpracę i komunikację w wirtualnych zespołach i kanałach, wymianę wiadomości za pośrednictwem czatu, korzystanie z informacji o obecności, wymianę i przechowywanie plików, jak również przeprowadzanie konferencji online oraz dobrowolne – zależne od decyzji uczestników i konfiguracji spotkania – rejestrowanie obrazu i dźwięku, np. na potrzeby dokumentowania, nauczania i szkoleń.

W ramach wykorzystania MS Teams możemy przetwarzać m.in. następujące informacje: nazwisko, imię, nazwa użytkownika, identyfikator użytkownika / identyfikator spotkania, ( służbowy) adres e-mail, w razie konieczności (służbowy) numer telefonu, data i treść wiadomości czatu i wideorozmów, dokumenty wysyłane i udostępniane za pośrednictwem platformy, wizerunek uczestnika (w tym twarz i sylwetka widoczne w obrazie wideo), pod warunkiem, że kamera wideo została włączona, a dostęp do niej został aktywowany, zdjęcie profilowe, o ile jest używane, wypowiedzi głosowe (treść wypowiedzi i głos), o ile dostęp do mikrofonu został aktywowany i/lub o ile uczestnicy mówili podczas spotkania, nagranie spotkania (obraz i dźwięk), wyłącznie w przypadku uprzedniego poinformowania uczestników, aktywowania nagrywania oraz udzielenia przez nich zgody.

W ramach wykorzystania MS Teams możemy przetwarzać również pseudonimizowane dane diagnostyczne (metadane), tj. informacje wymagane do działania MS Teams, jak również wykorzystywane do ulepszania produktu, np. informacje o aktualnej wersji MS Teams, wersji systemu operacyjnego, awariach systemu. Dane te są powiązane z pseudonimizowanym identyfikatorem, którego Microsoft nie używa do identyfikacji użytkowników. Wykorzystywany jest na przykład do sprawdzania, czy awaria systemu wystąpiła u jednej osoby (jeden identyfikator), czy u 100 osób (100 identyfikatorów). Dane te nie są wykorzystywane przez SEW-EURODRIVE do oceny osób, monitorowania ich aktywności ani podejmowania wobec nich decyzji.

Szczegółowe informacje o zakresie i celach przetwarzania danych przez Microsoft w ramach usługi Microsoft Teams dostępne są w dokumentacji producenta pod adresem: Microsoft Teams - Ochrona danych - Microsoft Teams | Microsoft Docs

Jeżeli pracownicy SEW-EURODRIVE lub kandydaci na stanowisko korzystają z wideokonferencji w celu prowadzenia (zawodowej) korespondencji i realizacji zadań, przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Jeżeli wykonywanie obowiązków zawodowych lub aplikacja na stanowisko wymaga w wielu przypadkach przekazania danych do państw trzecich, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO łącznie z art. 49 ust. 1 lit. b) RODO.

Jeżeli pracownicy SEW-EURODRIVE, klienci, dostawcy, potencjalni klienci, inne osoby trzecie lub pracownicy spółki należącej do międzynarodowej Grupy SEW-EURODRIVE biorą udział na przykład w wideokonferencji, w takiej sytuacji dane są przetwarzane w celu realizacji obowiązków służbowych oraz zapewnienia sprawnej komunikacji w ramach relacji biznesowych. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą – a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bieżącej komunikacji i współpracy biznesowej (więcej informacji w rozdziale III.1). Jeżeli wykonywanie obowiązków zawodowych lub aplikacja na stanowisko wiąże się w konkretnych, wyjątkowych przypadkach z przekazaniem danych do państw trzecich, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a przekazanie danych odbywa się na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b) RODO.

Jeżeli wideokonferencja ma być nagrywana, np. w celu umożliwienia osobom, które nie mogły uczestniczyć w wydarzeniu na żywo, zapoznania się z wydarzeniem w późniejszym czasie lub w celach edukacyjnych i szkoleniowych, SEW-EURODRIVE uzyska zgodę użytkowników/uczestników w sposób jednoznaczny, dobrowolny i możliwy do udokumentowania, w szczególności poprzez zarejestrowanie ustnej zgody na początku nagrania lub w inny jednoznaczny sposób umożliwiający jej udowodnienie. Brak wyrażenia zgody skutkuje nienagrywaniem udziału danej osoby. Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W przypadku incydentalnego przekazania danych do państw trzecich, gdy nie mają zastosowania inne mechanizmy ochrony danych, przekazanie to może odbywać się wyjątkowo na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a) RODO.

Dostęp do tych informacji mają osoby, które na przykład uczestniczą w wideokonferencji i/lub którym udostępniono nagranie wideokonferencji, jak również, w stosownych przypadkach, pracownicy SEW-EURODRIVE oraz w zakresie niezbędnym do zapewnienia utrzymania i obsługi technicznej MS Teams, upoważnieni pracownicy Microsoft Ireland Operations Limited oraz Microsoft Corporation, działający jako podmioty przetwarzające.

MS Teams jest rozwiązaniem chmurowym. Z firmą Microsoft zawarliśmy w tym zakresie umowę powierzenia przetwarzania danych. Centra danych firmy Microsoft wykorzystywane w ramach świadczenia usługi MS Teams zlokalizowane są co do zasady na terenie Unii Europejskiej (w tym m.in. w Amsterdamie, Holandia). W związku z tym, że wyżej wymienione pseudonimizowane dane diagnostyczne (metadane) mogą być w ograniczonym zakresie przekazywane do Microsoft Corporation w USA, wyłącznie w celu zapewnienia funkcjonowania, bezpieczeństwa i rozwoju usługi MS Teams. Poza tym firma Microsoft podjęła dodatkowe techniczne i organizacyjne środki ochronne na potrzeby zabezpieczenia transferu danych z i do USA. Microsoft deklaruje, że dostęp organów publicznych do danych co do zasady nie jest przyznawany, chyba że jest to wymagane na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

SEW-EURODRIVE nie usuwa treści i dokumentów z czatów oraz opublikowanych w zespołach i kanałach postów, o ile ich dalsze przechowywanie pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi zasadami retencji danych. Użytkownicy mogą również samodzielnie usuwać swoje treści oraz dokumenty w czatach, kanałach i zespołach.

W przypadku usunięcia konta MS Teams, zgodnie ze standardami retencji i usuwania danych stosowanymi przez Microsoft, działający jako podmiot przetwarzający, powiązane z kontem dane logowania, a także treści i dokumenty konta (zapisane dokumenty, skrzynka odbiorcza e-mail) zostaną trwale usunięte po upływie 60-90 dni, chyba że w indywidualnych przypadkach przetwarzanie wykraczające poza ten okres będzie wynikało z prawnego obowiązku przechowywania / prawnych okresów przechowywania. SEW-EURODRIVE zwraca uwagę na fakt, że nawet po usunięciu indywidualnego konta, treści i dokumentu w czatach, a także wypowiedzi w pokojach i kanałach MS Teams będą nadal dostępne dla wciąż istniejących użytkowników, z którymi osoba usuwająca konto wymieniała informacje za pośrednictwem platformy. Dane te będą dostępne z poziomu kont istniejących użytkowników.

W przypadku zgody użytkowników na utworzenie i przechowywanie nagrania, zarejestrowane dane usuwane są niezwłocznie od momentu wycofania zgody, chyba że SEW-EURODRIVE będzie prawnie zobowiązana do dalszego przetwarzania danych lub prawa osób trzecich uniemożliwią usunięcie całego nagrania, np. prawa innych uczestników.

Dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Microsoft w ramach MS Teams dostępne są pod adresem: Microsoft Teams - Ochrona danych - Microsoft Teams | Microsoft Docs

X. Informacje o ochronie danych w zakresie monitoringu wideo

W celu ochrony odwiedzających, pracowników i zasobów przed szkodami w zakresie ciała, życia, zdrowia, mienia i własności, które mogą zostać spowodowane przez nieupoważnione osoby trzecie, monitorujemy teren zakładów, a także pomieszczenia biznesowe i operacyjne w wyznaczonych miejscach za pomocą kamer wideo z funkcją nagrywania. W tym kontekście mogą być przetwarzane następujące informacje:

• wizerunek osób utrwalony w postaci obrazu wideo, obejmujący wygląd zewnętrzny oraz zachowanie osób w monitorowanej przestrzeni;
• sposób poruszania się oraz zachowanie osób w monitorowanej przestrzeni.

Kamery nie rejestrują dźwięku.

Dostęp do nagrań mają pracownicy działu Utrzymania Infrastruktury Obiektu, IT oraz Zarząd – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich obowiązków służbowych. Nagrania przechowywane są przez okres nie dłuższy niż 90 dni, chyba że stanowią dowód w postępowaniu lub są niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały utrwalone.

System monitoringu rejestruje tablice rejestracyjne pojazdów wjeżdżających i wyjeżdżających z terenu firmy. W zakresie, w jakim tablice rejestracyjne mogą prowadzić do identyfikacji osoby fizycznej, są one traktowane jako dane osobowe i przetwarzane zgodnie z przepisami RODO. Dane pojazdów przechowywane są przez okres 3 miesięcy. W przypadku podejrzenia poważnego naruszenia obowiązków (wynikających z prawa pracy lub kodeksu cywilnego), wykroczenia lub czynu karalnego, właściwi kierownicy, właściwi pracownicy działów prawnych i personalnego, członkowie rady zakładowej czy pełnomocnik ds. ochrony danych również mogą uzyskać dostęp do nagrań w celu przeprowadzenia oceny. W przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa, nagrania mogą zostać przekazane właściwym organom śledczym. W takich przypadkach uzasadnione jest przechowywanie i przetwarzanie nagrań przez okres dłuższy niż 90 dni, tj. do czasu wyjaśnienia i zakończenia sprawy.

Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Ochrona osób i mienia (zapobieganie i ściganie) stanowią nasze prawnie uzasadnione interesy.

W przypadku pracowników SEW-EURODRIVE przetwarzanie danych w ramach monitoringu odbywa się również na podstawie art. 22² Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Monitoring wizyjny nie jest wykorzystywany do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

XI. Prawa podmiotów danych

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• Prawo do informacji oraz prawo dostępu do danych (art. 13, 14 i 15 RODO)
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO).

Mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego, w tym profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z takim marketingiem, w dowolnym momencie i bez podania przyczyny.

Ponadto każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje ogólne prawo do wniesienia sprzeciwu (por. art. 21 ust. 1 RODO) wobec przetwarzania do celów realizowanych na podstawie uzasadnionego interesu administratora, w tym profilowania realizowanego na podstawie tego przepisu. W takim przypadku mogą Państwo wskazać przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją, które uzasadniają sprzeciw wobec przetwarzania danych. Odwołanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aktualizacja: 1/2026